Методы обследования деятельности

Обследование является важнейшим и определяющим этапом выполнения консалтинговых проектов. На его основе осуществляется вся последующая деятельность. Длительность обследования обычно составляет 1-2 недели. По окончании обследования строится и согласуется с заказчиком предварительный вариант функциональной модели предприятия, включающей идентификацию внешних объектов и информационных взаимодействий с ними, а также детализацию до уровня основных деятельностей предприятия и информационных связей между этими деятельностями. В дальнейшем на основании согласованных моделей верхнего уровня и осуществляется построение детальных моделей.

В качестве исходной информации при проведении обследования и выполнении дальнейших этапов служат:

• данные по организационной и штатной структуре предприятия;

• информация о принятых технологиях деятельности;

• стратегические цели и перспективы развития;

• результаты интервьюирования сотрудников (от руководителей до исполнителей нижнего звена);

• предложения сотрудников по усовершенствованию бизнес-процессов предприятия;

• нормативно-справочная документация;

• данные по имеющимся на предприятии средствам и системам автоматизации;

• опыт системных аналитиков в части наличия типовых

решений.

При проведении обследования целесообразно применять следующие методы:

• анкетирование

• сбор документов

• интервьюирование.

• Анкетирование является начальным этапом обследования и предваряет выезд группы системных аналитиков на предприятие. Анкеты позволяют составить грубое представление о деятельностях предприятия, что позволит спланировать первоначальное распределение работ группы аналитиков. Анкеты должны рассылаться руководителям структурных подразделений и содержать графы для идентификации фамилии и должности анкетируемого, отдельно излагается просьба приложить шаблоны документов, с которыми работают сотрудники соответствующего подразделения.

• Сбор документов должен осуществляться на всех этапах проведения обследования, соответствующие формы, бланки и т.п. в дальнейшем сослужат неоценимую службу при разработке информационной модели предприятия (выявлении сущностей информационной модели и наполнении их атрибутикой).

• Интервьюирование является важнейшим и необходимым методом обследования, только с его помощью, возможно, разобраться во всех тонкостях применяемых на предприятии технологий. Современное предприятие является сложнейшей системой, как оно функционирует, не знает ни один человек. Конечно, руководство представляет ситуацию в целом, с другой стороны, сотрудник досконально знает свою деятельность, но полной картины не имеет никто. Только интервьюирование представителей всех звеньев структуры позволит выявить и, в дальнейшем, формализовать эту картину.

С другой стороны, интервьюирование является и наиболее сложной задачей: необходимо найти контакт с сотрудником и направить беседу в необходимое для аналитика русло.

Какую же информацию нужно выявлять, прежде всего, во время интервьюирования?

Во-первых, необходимо ограничить контекст системы - с этой целью должны быть выявлены все внешние объекты, с которыми моделируемое предприятие взаимодействуют, технологии взаимодействия со стороны предприятия, а также информационные и, возможно, материальные потоки, обеспечивающие эти взаимодействия.

Во-вторых, должны быть детально выявлены реальные технологии работы предприятия, нормативно-справочная документация (если она имеется) описывает их неполно.

В-третьих, должны быть определены реальные функции подразделений и их взаимосвязи и взаимозависимости, поскольку положения о подразделениях такую информацию не содержат.

В-четвертых, должны быть выявлены и специфицированы все информационные хранилища (в том числе и бумажные: картотеки, архивы и т.п.).

В-пятых, должна быть оценена аппаратно-техническая база предприятия, а также исследовано работающее на ней программное обеспечение.

В-шестых, должны быть собраны статистические данные по бизнес-процессам предприятия. Остановимся на последнем более подробно.

Статистические данные при проведении обследования необходимо собирать по каждому объекту будущей модели: потоку данных, элементу данных, процессу, хранилищу данных, внешней сущности и т.п. - все они со временем сослужат хорошую службу.

Построение моделей

Построение и анализ моделей деятельности предприятия относится к области бизнес - консалтинга, включающего в себя построение моделей текущего и целевого состояния предприятия, выработку предложений по совершенствованию его деятельности, формирование целевой программы развития предприятия и плана перехода из текущего состояния в целевое.

Ниже перечислены основные виды и последовательность работ, рекомендуемые при построении моделей деятельности.

1. Разработка структурной функциональной модели деятельности предприятия:

• определение информационных потоков между основными процессами деятельности, связей между процессами и внешними объектами;

• оценка объемов и интенсивности информационных потоков;

• разработка иерархии диаграмм, образующих структурную функциональную модель деятельности предприятия;

• анализ и оптимизация структурной функциональной модели.

2. Разработка информационной модели предприятия:

• определение сущностей модели и их атрибутов;

• проведение атрибутного анализа и оптимизация сущностей;

• идентификация отношений между сущностями и определение типов отношений;

• разрешение неспецифических отношений;

• анализ и оптимизация информационной модели.

3. Разработка событийной модели предприятия:

• идентификация перечня состояний модели и определение возможностей переходов между состояниями;

• определение условий, активирующих переходы, и действий, влияющих на дальнейшее поведение;

• анализ и оптимизация событийной модели.

План мероприятий перехода из текущего состояния в целевое должен содержать:

• последовательность, формы, способы и время выполнения задач, поставленных структурным подразделениям предприятия;

• распределение сотрудников структурных подразделений и материальных средств по решаемым задачам;

• порядок информационного и других видов взаимодействия структурных подразделений и органов управления.

Каждая из моделей деятельности, в связи с вышесказанным, должна включать:

• полную функциональную модель с глубиной проработки до уровня конкретного действия должностного лица структурного подразделения предприятия;

• информационную модель, интегрированную с функциональной моделью;

• динамические, стоимостные, событийные и т. п. модели для осуществления соответствующих оценок.

Модели структурного анализа

Структурный анализ – это систематический пошаговый подход к анализу требований и проектированию спецификаций системы независимо от того, является ли она существующей или создается вновь.

Известно несколько методологий структурного анализа, среди которых наибольшую известность и применимость имеют:

• модели-диаграммы потоков данных (DFD-модели);

• SADT-методология структурного анализа и проектирования (Structured Analysis and Design Technique).

Выбор той или иной структурной методологии напрямую зависит от предметной области, для которой создается модель. Предметом бизнес - консалтинга являются организационные системы (точнее, функционирование или деятельность таких систем). Для моделирования таких систем традиционно используется методология SADT (точнее ее подмножество IDEFO). Однако статическая SADT-модель не обеспечивает полного решения бизнес - консалтинга, необходимо иметь возможность исследования динамических характеристик бизнес-процессов. Одним из решений является использование методологии и средств динамического моделирования, основанной, например, на цветных сетях Петри CPN (Color Petri Nets).

SADT, как и другие методологии проектирования, целесообразно использовать на ранних этапах ЖЦ информационных систем для понимания будущей структуры до ее воплощения. SADT позволяет, сократить дорогостоящие ошибки на ранних этапах создания информационной системы, улучшить контакт между пользователями и разработчиками, сгладить переход от анализа к проектированию.

CASE - средства структурного моделирования

Пакет BRWin (продукт фирмы Logic Works) основан на методологии IDEFO и предназначен для функционального моделирования и анализа деятельности предприятия. Модель BRWin представляет собой совокупность SADT-диаграмм, каждая из которых описывает отдельный процесс в виде разбиения его на шаги и подпроцессы. С помощью соединяющих дуг описываются объекты, данные и ресурсы, необходимые для выполнения функций. Имеется возможность для любого процесса указать стоимость, время и частоту его выполнения. Эти характеристики могут быть просуммированы с целью вычисления общей стоимости затрат – таким образом выявляются узкие места технологических цепочек, определяются затратные центры.

CASE-пакет Design/IDEF (Meta Software) автоматизирует все этапы проектирования сложных систем различного назначения. В основе пакета лежит методология структурного проектирования и анализа сложных систем IDEFO/SADT. Design/IDEF строит иерархические модели сложных систем (процессов) посредством декомпозиции ее компонентов, поддерживающих коллективную разработку IDEF-модели, позволяя в любой момент объединять различные подмодели в единую модель системы, создать словарь данных для хранения всей информации о функциях и структурах данных проекта.

Пакеты Designer/2000 (Oracle), Easy CASE, ProKit, S-Designer – CASE-инструментарии для проектирования информационных систем.

К настоящему времени наиболее интенсивное развитие получили два главных направления CASE - средств:

1. BPR (business process reengineering) – перепроектирование бизнес-процессов. Под перепроектированием понимается «фундаментальное переосмысление и радикальное перепланирование критических бизнес-процессов, имеющих целью резко улучшить их выполнение по отношению к затратам, качеству обслуживания и скорости»;

2. системный анализ и проектирование, включающий функциональное, информационное и событийное моделирование, как вновь создаваемой, так и существующей системы