До проблеми організації та функціонування електронних корпоративних архівів

Маслак Т., керівник Нудьга В.О.

Міжрегіональне вище професійне училище з поліграфії та інформаційних технологій

Із активним введенням у сучасне поле документаційного забезпечення управління електронного документообігу постала проблема створення і функціонування електронного архіву як інтегрованої системи глобального масштабу, що забезпечує ефективний доступ та зберігання великих об’ємів документів у електронному вигляді, на противагу традиційним автоматизованим каталогам.

Система сучасного електронного архіву повинна охоплювати як засоби створення/наповнення супер банка даних, так і засоби забезпечення його продуктивного функціонування та розвитку.

Реалізації цієї інтелектуальної технології ДЗУ стала можливою лише із появою дешевих носіїв інформації, підвищення ефективності швидкісних обчислювальних систем та мереж. До того ж з’явилися нові інформаційні технології індексування надвеликих масивів даних, активно застосовуються засоби штучного інтелекту, що дозволяють моделювати та аналізувати значні об’єми інформації.

З урахуванням того, що більшість архівних документів не підлягають модифікуванню та видаленню, бібліотеки на компакт-дисках можуть мати переваги. Крім того, компакт-диски зручні у роботі: їх автономне прочитання можна здійснювати на будь-якому комп’ютері, що укомплектований приводом CD-ROM.

Загалом, зберігання документів в електронній формі дозволяє не тільки кардинально пришвидшити пошук необхідної інформації, але і, у випадку великих об’ємів документообігу, значно скоротити вартість зберігання за рахунок скорочення площі традиційного корпоративного архіву.