logo search
АСОИР 11 ОиПП

16.3 Организация труда руководителя

Предприятие, как организация, - это коллектив, совокупность персонала, объединяемого общими целями, отношениями сотрудничества по их достижению, заинтересованности и ответственности от посучаемых конечных результатов совместной деятельности.

При реализации концепции тотальной системы управления (Яп.) весь персонал (коллектив) предприятия и каждые его конкретный работник с учетом места и выполняемой роли (функции) является участником (активным или пассивным) системы управления. В этом вопросе будем рассматривать только управленческий персонал (служащие: 1) собственники, в том числе и акционеры; 2) администрация – руководители высшего, среднего и низшего уровня управления; 3) руководители функциональных и обеспечивающих подсистем управления; 4) специалисты и технические исполнители в службах управления). В СУ, удельный вес служащих в общей численности персонала непрерывно возрастает и в ближайшие десятилетия превысит 50 %.

Субъект управления (СУ)

Объект управления (ОУ)

По мере усложнения ОУ, разнообразия и нестабильности условий внешней среды значимость СУ (управленческого персонала) возрастает. Ожидаемая роль или требования, предъявляемые к управленческому персоналу можно представить следующей функцией:

FУП = f (НС, ЗС, ОУ, СУ, ЛПР), где НС – независимая среда (государственные органы управления и их политика поведения на деятельность предприятия, конкуренты и их поведение на рынках ресурсов и сбыта продукции); ЗС – зависимая среда (поведение партнеров на рынках приобретения ресурсов и сбыта производимой продукции, которые регулируются контрактами); ОУ – объект управления (сложность и вид производственной структуры, тип производства и его технология и средства технологического оснащения и система качества); СУ – субъект управления (уровень квалификации и компетентности кадров управления, методической, информационной и техничесой оснащенности управленческого процесса по функциям цикла управления); ЛПР – лицо (а) принимающее (ие) решение (я) (уровень иерархии руководства, уровень квалификации и компетентность руководителей, применяемые методы управления и стиль руководства).

Организация в системе управления – это прежде всего процесс взаимосвязи и взаимодействия факторов (информации, технических средств управления, самого управленческого труда) в пространстве и времени необходимой информации, как средство реализации управленческого цикла, обеспечивая результативность и эффективность принимаемых решений в системе управления.

Если НОТ в ОУ изучает в общем как систему «человек – машина», а предмет воздействия и результат имеет материальную основу, то в СУ изучается система «человек – человек», а предмет воздействия и результат – информация. По аналогии с НОТ рабочих, НОТ служащих имеет такие же направления своего совершенствования: 1) разделения и кооперирования труда служащих; 2) организация рабочих мест служащих; 3) организация обслуживания рабочих мест служащих; 4) нормирование, оплата и стимулирование труда служащих; 5) аттестация рабочих мест служащих.

«Контора» и канцелярская (управленческая) работа рассредоточена по всему предприятию. Система управления – это совокупность функций и мер, направленных на достижение желаемого результата. В первую очередь надо ликвидировать «узкие места» в системе управления. Для этого такую функцию начинают тщательно планировать (сократить затраты на ее выполнение или повысить результативность), оценивать уровень квалификации и компетенции служащих, изучите процесс обработки управленческой информации.

Основой разделения и кооперирования труда служащих является ОСУ и ее организационное обеспечение (положения о службах, управленческие процедуры, должностные инструкции). Реальная система управления и ОСУ как динамические и стахостические системы находятся в непрерывном взаимодествии и развитии, поэтому требуют постоянного слежения на их согласованность (адекватность). Следовательно, проблема рационального разделения и кооперирования труда служащих – это повседневная работа по слежению и принятию своевременных решений по адаптации ОСУ к реалям задач решаемых системой управления с учетом возможности самого процесса управления и эффективности принимаемых управленческих решений.

Организация рабочих мест служащих также как и рабочих требует внимания и рационализации с точки зрения его оснащения, размешения, создания необходимых эргономических условий. Организация рабочего места начинается с выбора его месторасположения. Если это рабочее место мастера, то важно иметь их него обзор участка. Рабочее место мастера располагают в центре или средине участка, кабинет его должен быть застеклен и пол возвышают над плоскостью участка. Современные средства телекоммуникации могут существенно изменить характер изложенного выше месторасположения мастера.

Далее решается вопрос планировки рабочего места служащего (размер площади, конфигурация планировки, размещение на ней рабочей мебели и сдедств связи и т.д.). Планировка рабочего места (кабинета) руководителя должна учитывать возможность размещения посетителей, в том числе участников проводимых им производственных совещаний. Одновременно с планировкой решается вопрос объема помещения, уровень шума, возможность регулирования влажности воздуха, температуры и обмена воздуха.

Как улучшить планировку конторы? Возможны две цели: 1) обеспечить работу без встречных потоков; 2) акцентировать внимание на «ключевые» моменты в управления. Открытая планировка обепечивает лучшие контакты, для чего надо предусмотреть проходы или использовать коридоры.

Следующий вопрос – организация рабочего места служащего на и за рабочим (письменным) столом, чтобы обеспечивать непрерывый и согласованный управленческий процесс. Столы не должны стоять лицом друг другу, кроме тех случаев, когда сотрудники работают над совместной задачей. Они не должны стоять вплотную и быть обращены к стенам и перегородкам. При сложной планировке или перепланировке составляются ее чертежи и эскизы.

Уменьшение шума. Шум снижает точность работы служащих и повышает их нервную усталость. 40 дб является максимально допустимым шумовым фоном для служащих. Поэтому используют покрытия звукопоглащающими материалами пола, стен, потолка. Шумное оборудование должно быть изолировано.

Освещение конторы и рабочих мест. Желательно иметь однообразное освещение. Светлые стены позволяют отражать свет и способствовать более равномерной освещенности.

Воздух – температура, цикуляция и влажность. Кондиционеры позволяют эти параметры регулировать и обеспечивать чичтоту воздуха.

Улучшение обслуживания конторой. Стенография, диктофоны, автоматизация обработки информации. Системотехники и методологи дают услуги по упрощению работы (на основе анализа организация поступления требуемой информации нужному лицу, в нужное время с меньшими затратами, ликвидируя дублирование, находя простые методы). Для этого разделите работу на операции и подвергните каждую сомнению, задавая вопросы:

  1. ЧТО сделано ? ЗАЧЕМ сделано?

  2. ГДЕ сделано ? ПОЧЕМУ сделано там? ГДЕ должно быть сделано?

  3. КОГДА сделано? ПОЧЕМУ сделано именно тогда? КОГДА должен делать?

  4. КТО делает? ПОЧЕМУ делает данное лицо? КТО должен делать?

  5. КАК сделано? ПОЧЕМУ сделано таким образом? КАК должно быть сделано?

Сконцентрируйте внимание на фактах, причинах и обоснованиях, а не на мнениях, воздействиях и оправданиях. Разработайте новый метод (процедуру), ликвидировав ненужные операции и объединив другие и т.д. согласуюйте с научными принципами, оцените эффективность, согласуйте, обучите и внедряйте.

Нормирование труда служащих. По сравнению с рабочими труд служащих более разообразен, его сложнее дифференцировать, чтобы применять аналитические методы нормирования с использованием хронометража или микроэлементных нормативов. При нормировании труда служащих чаще применяют данные наблюдений на основе фотографии рабочего времени и метода моментных наблюдений, а также статистические и опытные методы нормирования. Без проведения планоментных работ по нормировнию труда служащих скрытые резервы полезного времени оцениваются 50 – 60 %.

Служба персонала (отдел кадров). Разрабатывает политику – правила, регламентирующие личное поведение сотрудников, процедуры (программы) действий, способы и методы их выполнения.

Требования к руководителю: 1) компетентность в технических вопросах; 2) способность руководить (выявлять и развивать индивидуальные способности подчиненных, оценивать и принимать решения, организовать выполнение и контролировать, нести ответственность за получаемые результаты, вести диалог, беседу).

Самоменеждмент – это последовательное и целенаправленное формирование современной культуры, использование испытанных методов работы в повседневной практике, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Основная цель самоменеджмента – обладать современной культурой, максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и личной жизни.

Первый шаг – проанализировать культуру производства на своем предприятии и свою личную. Часто бывает трудно определить, в чем заключаются собственные недостатки, над чем следует работать, какие дополнительные знания необходимо приобрести.

Процесс самопознания проходит интенсивнее, если проанализировать события прошедшего периода, выделить характерные черты этих событий, глубже понять их суть, выявить причинные связи и продумать последующий период. «Планирование предстоящих событий осуществляется четсче, легче и успешнее, если тщательно продумать то, что Вы собираитесь изучить.» (Ж. Йеннекенс Менеджмент в условиях рыночной экономики. Теория и практика. 1992 с. 17 )

Например, диагноз культуры – «выжидательная», командный стиль, слабый профессиолнализм планирования, мало дискуссий, слабый контроль. Предполагаемая культура – высокий уровень знаний, открытость, нормирование, интегрированное взаимодействие, ориентация на качество и саоевременность удовлетворения потребностей клиентов. Изменения культуры – стратегическое управление на всех уровнях, непрерывное обучение, оценка и адаптация.

Осознанное поведение менеджера требует от него усилий по самовоспитанию. 1. Понять мир (смысл био, техно и социосистем). 2. Знать о мире (законы единства, сохранения, развития). 3. Роль человека (потребности-возможности, стабилизация-регулирование). 3.1. Статика (культура, гражданственность, компетентность, способность). 3.2. Динамика (целеустремленность, трудолюбие, самостоятельность). 4. Познай себя (предназначение, возможности, цели, мотивы, качества личности). 5. Условия жизни (врожденный темпераметр, тип личности, принятые правила образа жизни, стиль поведения, круг общения, режим труда и отдыха).

Сделайте самооценку по 10-и вопросам в баллах: 0 – почти никогда; 1 – иногда; 2 – часто; 3 – почти всегда.

  1. Я резервирую время в начале раьбочего дня для планирования и подготовки.

  2. Я перепоручаю все, что может быть перепоручено.

  3. Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.

  4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за обин раз.

  5. Каждый день я составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам.

  6. Свой рабочий день я пытаюсь по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и спонтанных совещаний.

  7. Свою дневную загрузку я стараюсь распределить в соответсвии с графиком моей трудоспособности.

  8. В моем плане времени есть «окна», позволяющие реагировать на актуальные проблемы.

  9. Я пытаюсь направлять свою активность, чтобы концентрироваться на немногих «жизненно важных» проблемах.

  10. Я умею говорить «нет», когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнять более важные дела.

Если вы набрали:

«Если Вы набрали менее 20 баллов…, то начинайте с улучшения себя самого! Все будет проще, реалистичнее и успешнее, если Вы не будите убеждать других в преимуществах Ваших мероприятий и методов, а станите сами работать лучше и результативнее…: 1. Выполнение работы с меньшими затратами. 2. Лучшая организация труда. 3. Лучшие результаты труда. 4. Меньше спешки и стресса. 5. Больше удовлетворения от работы. 6. Большая мотивация труда. 7. Рост квалификации. 8. Меньшая загруженность работой. 9. Меньше ошибок при выполнении своих функций. 10. Достижение профессиональных и жизненных целей кротчайшим путем.» (Зайверт Л. Ваше время – в Ваших руках, (Советы руководителям, как эффективнее использовать рабочее время): Пер. с нем./Авт. Предисл. В.М. Шепель. – М.: Экономика, 1991. – 232 с., с.21)

Значение времени. Для начала попробуйте ответить на следующие вопросы: 1. Вам хватает времени? «Мало кто имеет достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть» 2. Что означает время для Вас? «Время – деньги, это не только деньги, более значимо, чем деньги, это нечто такое, как сама жизнь…Время необратимо, его нельзя накопить, умножить, передать, оно проходит везвозвратно» (с. 23) 3. Как Вы обращаитесь со своим временем? «Удачливые руководители…сознательно и системно используют свое время …для истинно управленческих функций и досуга» (с.24) 4. Сколько времени еще у Вас есть? (рабочее время + свободное время = личное время; живите осознанно разнообразнее и находите время для важных дел)\

Инвентаризация времени (самоанилиз) за несколько рабочих дней, чтобы оценить свой рабочий стиль и вскрыть причины дефицитов времени. Сгруппируйте записи время в 2-х таблицах: 1) по видам деятельности и их важности (А-необходимость; Б- оправданность по длительности; В-целесообразность; Г- правильно ли выбран период); 2) перерывам и их причинам (в том числе из-за вредных привычек, ошибок и т.д.). Индентифицируйте пять причин потерь времени, которые повторяются и из 30 самых «существенных», или «ловушек» наметьте «свои» пять важнейших для преодоления: 1. Нечеткая постановка цели. 2. Отсутствие приоритетов в делах. 3. Максимализм плановых объемов. 4. Не полное представление о предстоящих задачах и путях их решения. 5. Плохой принят распорядок дня. 6. Личная неорганизованность, «заваленный» стол. 7. Чрезмерное чтение. 8. Скверная система досье ?! 9. Недостаток мотивации. 10. Поиски…11. Плохая кооперация труда. 12. Отвлекающие звонки.13. Нежданные посетители. 14. Неспособность сказать «нет». 15. Неполная, запоздалая информация. 16. Отсутствие самодисциплины. 17. Много незавершенки. 18. Шум. 19. Затяжные заседаиня. 20. Слабая подготовка к беседам. 21. Отсутствие связи или неточная обратная связь. 22. Болтовня на частные темы. 23. Излишняя коммуникабельность. 24. Чрезмерность деловых записей. 25. Синдром «откладывания». 26. Желание знать все факты. 27. Длительные ожидания. 28. Спешка, нетерпение. 29. Слишком редкое делегирование. 30. Недостаточный контроль порученных дел.

Функции самоменеджмента (управленческий цикл, «круг правил»): 1. Постановка цели. Анализ и формирование личных целей. 2. Планирование. Разработка вариантов своей деятельности. 3. Принятие решений. 4. Реализация и организация. Составление распорядка дня и организация личного трудового процесса для достижения поставленных задач. 5. Контроль. Самоконтроль и оценка итогов (при необходимости корректировка целей). 6. Информация и коммуникации. Названные функции «вращаются» с другими и не имеют жесткой последовательности в их выполнении.

1. Постановка целей: Как работать над своими жизненными планами. Надо четко и точно сформулировать наши явные и скрытые потребности, интересы, желания или задачи и сориентирировать наши действия и поступки на эти цели. Цели могут пересмативаться. Сделайте набор целей личных и профессиональных (главная, основная, внутреняя), согласуйте их. Оцените свои возможности (обзор ситуаций, личный баланс успехов и неудач, сильных и слабых сторон, целей и средств). Установите сроки – сформулируйте результаты.

2. Планирование: Как готовить выполнение своих задач.Достижение цели, выигрыш во времени, приоритеты, сроки, резервы времени, эффективность, делегирование дел, уменьшение стресса и других рисков. Принципы и правила планирования времени (Т с учетом оператиных, текущих и стратегических , важности и срочности  0,6 Ф). Система планирования времени (недельные, годовые, многогодовые с фиксированием ожидаемых результатов). Составление планов дня с помощью метода «Альпы» (желательно в письменном виде: 1) задания; 2) оценка длительности; 3) резервирование времени 60: 40; 4) установление приоритетов и перепоручений; 5) контроль – учет несделанного). Менеджмент по дневнику времени (настольный календарь, список адресов, картатека идей, инструмент контроля).

3. Принятие решений: Как вскрыть резервы производительности и возможности саморазгрузки. Необходимость принятия решения – установить приоритет. Принцип Парето (80:20, т.е. 20 % затрат дают 80 % результатов – жизненно важных, а другие 80% затрат только 20% результатов-второстепенные проблемы. Установление приоритетов АВС (значимость задач – затраты). Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра (важность – срочность; 1) важная и срочная выполняется без промедления; 2) важная и менее срочная-устанавливается срок; 3) срочная, но менее важная – делегируется; 4) менее важная и менее срочная – сдвигается или выполняется по мере возможности.

4. Реализация и организация: как овладеть трудовым процессом и реализовать трудовую активность. Организационные принципы распорядка дня («Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Начинать день с позитивным настроением, по возможности в одно и то же время, вначале – ключевые задачи, утром заниматься сложными и важными делами. В ходе дня. Подготовка – экономит рабочее время, согласуйте назначаемые сроки с намеченным планом, избегайте действий, вызывающих излишнюю обратную реакцию, не накапливайте проблемы, избегайте импульсивных незапланированных действий, своевременно делайте паузы. Время для себя (1 час!! Завершение рабочего дня. Сократить НП, контроль результатов, самоконтроль, план на следующий день, хорошее настрение) Естественный дневной ритм (график работоспособности зависит от человека, поэтому на изучить себя) Менеджмент на основе биоритма (В организме присуствует цикличность (подъем – спад от часа рождения) трех меняющихся потоков энергии: Ф-физиологический ритм 23 дня, который влияет на физическую силу и силу воли; П-психологический ритм 28 дней, который обуславливает динамику чувств, настроений, творческих сил; И-интеллектуальный ритм 33 дня, который влияет на умственные способности, на концентрацию и присутсвие духа. Смена фаз – длится 24 ч. – это критические дни, когда могут произойти спонтанные нарушения и когда надо быть осторожным) Индивидуальный рабочий стиль /саморазгрузка (ставьте вопросы: Зачем вообще это делать? Почему именно я? Почему именно сейчас? Почему в этой форме?) Рамочный план – средство стандартизации ключевых моментов.

5. Контроль: Как обеспечить успех и запланированный результат Функции контроля (Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае – оптимизации трудового процесса..Повышает мотивацию (ощущение успеха), охватывает три задачи: 1) осмысление состояния; 2) сравнение Факта и Плана; 3) корректировка с учетом выявленных отклонений ) Контроль процесса (осознание дела, ожидаемых результатов) Контроль результатов (Без цели всякий результат труда является одинаково верным и не верным). Самоконтроль (метод пяти пальцев: М(мизинец) – мыслительный процесс: какие знания, опыт я сегодня получил? Б (безымянный палец) – близость цели: что я сегодня сделал и чего достиг? С (средний палец) – состояние духа: каким было сегодня мое преобладающее настроение, расположеине духа? У (указательный палец) – услуга, помощь: чем я сегодня помог другим, чем услужил, порадовал или «поспособстовал»? Б (большой палец) – бодрость, физическая форма: каким было мое физическое состояние сегодня? Что я сделал сегодня для моего здоровья?

6.Информация и коммуникации: Как целесообразно и рационально вести совещания, телефонные переговоры и корреспонденцию Значение информации и коммуникаций (Сердцевина менеджмента – информация и связь. Целеориентация – усиливает ценность воспринимаемой информации. Коммуникация – это обмен информацией, объем которой менеджер получает 80%, из которой только 50% полезная.) Рациональное чтение (30% времени менеджера, поэтому надо читать только то, что нужно; делать целенаправленный отбор. Сначала ориентировочное чтение, потом изучающее и далее обобщающее.) Рациональное проведение совещаний (Подготовка и необходимость его: обмен информацией, выявление мнений, анализ сложных проблем, принятие решений по комплексным вопросам) Переговоры по телефону (Диалог с ясной целью, подготовкой, в блаприятное время, с записью ключевых слов, конкретной договоренность, с последующей записью разговора) Рациональное ведение корреспондеций (Входящую рассортировывают нужную по папкам, при чтении пометки важных мест, ключевых слов для ответа Выходящая по важности, срочности) Листки-памятки для повторяющихся задач: мыслительных процессов, анализа, наблюдений, проведения бесед.

7.Претворение в практику. Ретроспективный взгляд и план мероприятий (что? кто? Когда? – контроль). Меры к изменению (самого себя, сотрудников, начальника, личной жизни). Указания к претворению в практику (прикиньте минусы, оцените важность и срочность, возможное сопротивление, переодически контролируйте).

Самооценка риска: 1. Рационалист (вера в силу и понимание) 2. Авантюрист (способность принятия реш.).3 Фаталист (вера во внешние силы). Инфанталист (не верит в свои силы и обст-ва