14.4. Коммуникации и их роль в управлении.

Коммуникации – это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организационная деятельность; социальные и энергетические вклады

вводятся в социальные системы; модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели. Основное направление развития коммуникаций в настоящее время объединяет усилия социологов и психологов.

Каждый сотрудник является одновременно источником информации и ее получателем - в зависимости от взаимоотношений с руководством, отхаракткра функциональных взаимосвязей, отвзаимоотношений сотрудничества, которые существуют на любом предприятии.

Цель коммуникаций – осуществление изменений, влияние на деятельность, чтобы достичь процветания предприятия.

Определить природу взаимосвязей между сотрудниками организации помогают органиграммы, наиболее приемлимая из них треугольная, которая имеет следующий вид:

Возможны два метода заполнения органиграмм: 1. В строках последовательно по фамилиям раз-мещают сотрудников по подразделениям, тогда на пересечениии будут их взаимосвязи.

2. В строках последовательно по фамилиям раз-мещают сотрудников по уровням руководства не зависимо от распределения по подразделениям

1. Иванов

2. Петров

1-3

3. Сидоров

Для полноты анализа и синтеза с помощью органиграмм рассматривается различные связи (иерархические, линейные, функциональные, обеспечивающие и неформальные, в том числе и эмоциональные). Для этого каждому виду связи дается словесно-логическое описание и обозначение, уровень и принадлежность, частота появления и т.д.

Внутренний высокий потенциал управляемости предприятия определяется не только правильно выбранных целей (целевой и фукнциональной направленностью), принятой рациональной организационной структурой, компетентными кадрами, их оснащенностью средствами управления, но и применяемой технологии коммуникаций.

«Технология» – это всеохватывающий термин, обозначающий общую сумму знаний, которыми мы располагаем для того, чтобы делать вещи или добиваться желаемых результатов.

Разработка любого технологического процесса строится на изучении существующего порядка выполнения работ, их последовательности и параллельности. Для этого выполняется следующая процедура:

1. Запоняется спецификация основных операций, например, технологическая «оперограмма» с указанием наименования операций и их продолжительности.

2. Одновременно в логической последовательности заполняются вспомогательные операции перемещения и контроля.

3. Определяются рабочие места и конкретные подразделения с указанем выполняемых операций: логическая, счетная, аналитическая, учетная, графическая, множительная и т.д.

4. Далее по рабочим местам определяется необходимое оснащение.

Технология управления как объект проектирования и результат разработки, начала формироваться во второй половине ХХ века и связана с появлением современных средств связи и вычислительной техники.

По внешней форме технолония управления – это комплекс методов и способов по формулированию, обработке, хранении и использовании управленческой информации, обеспечивающей целенаправленую работу объекта управления. По внутренней сущности технология управления – это совокупность взаимосвязанных информационных операций, выполняемых в опреедленной последовательности с учетом их функциональной значимости принятого разделения и кооперирования управленческого труда и его профессионально – квалификационной специализации.

Технология управления классифицируется по следующим признакам:

1. по степени сложности (простая – сложная);

2. по повторяемости (повторяемая – неповторяемая или уникальная);

3. по степени формализуемости (формализаемая – неформализуемая).

Управленческая операция – первичный элемент технологии управления, это законченная фаза управленческого цикла, которая осуществляется на одном рабочем месте аппарата управления.

Управленческая процедура – это совокупность управленческих операций, выполняемых в определенной логической последовательности, своеобразная технологическая карта управленческого процесса для решения повтроряющихся управленческих задач, отвечаяющая на вопросы: что? – какие функции – работы должны быть выполнены; кто? – исполнитель; на основании чего? – правомщность; для кого? – кому предназначен результат; оформленная в виде: 1) спецификации – перечня управленческих операций; 2) блок – схемы информационного процесса; 3) схемы процесса – сетевого графика; 4) схема потока данных.

Таблица – Процедура технологии начисления оплаты труда

Разработка технологии управления ведется обратно ходу информационного управленческого процесса в следующей последовательности:

1. Определяется потребная информация – для чего? (обязательная, рекомендательная, справочная и т.д.).

2. Функциональная значимость потребной информации – что? (содержание – наименование сведений - показателей).

3. Исполнитель – кто? (лицо подготовляющее сведения).

4. Условия, характеризующие показатели – где? Когда?

5. Обоснованность, достоверность – на основании чего? (правомощность показателя).

Технология управления выполняет свою роль (целевую функцию), если она дает пользователю своевременную, достоверную, полную информацию, которая уменьшает неопределенность для принятия необходимых решений для стабилизации или развития функционирования объекта управления.

Основной рационализации управленческой деятельности (технологии) является ее упрощение. Управленческие процессы по аналогии с материальными процессами труда состоят из трех элементов: 1) предмет труда (документы управления); 2) средства труда (тезника управления); 3) живой труд (аппарат управления). Доказано, что предметной основой технологии управления выступает документ, ориентированный на восприятие человека, как информационный носитель.

Высокая «рентабельность» упрощения документирования объясняется следующими причинами:

1. Рационализация формы, содержания и методов обработки документов достигается в пределах текущих затрат предприятия.

2. Мероприятия по совершенствованию информационных процедур (заполнение, передача, обработка и т.д. докуметов) можно реализовать практически немедленно.

3. Вложения в информационный процесс чаще выгоднее материальный, так как повышается оперативность планирования, учета, контроля и анилиза и снижается количество ошибок в принятии уравленческих решений.

Бытует мнение, что документирование – излишнее «писание», «канцелярщина», хотя без него немыслимы коммуникации в аппарате управления любого предприятия с помощью информационных технологий (обратных связей), увязывающей и координирующей совокупный процесс производства.

Общие рекомендации по разработке технологии управления дает Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), как правильно подготовить следующие документы:

• письмо (начинать надо с уяснения причины …, четко обращаться к адресату и т.д.);

• приказ (1. Вводная часть – дается констатация условий и назначение. 2. Постановочная часть – формулируется проблема. 3. Организация исполнения – Кто? С какого срока? На какой период? В какой последовательности? 4. Контроль – Кто?)

Технологический анализ движения совокупности документов выполняется в следующей последовательности: