11.3. Системи керування запасами

Керування запасами має два основних аспекти. Перший ставиться до рівня

обслуговування споживачів, тобто до забезпечення здатності провадити потрібний товар, в

достатній кількості, у потрібний час й у потрібнім місці. Інший аспект пов'язаний з витрата-

ми на підтримку запасів.

Основна мета керуванням запасами - досягти задовільного рівня обслуговування

споживачів, у той же час, утримуючи витрати на підтримку запасів у розумних

межах. Саме із цього погляду керівник повинен збалансувати рівень

матеріальних запасів виробництва. Два основних питання, які йому доводиться при

цьому вирішувати, - це строки й обсяги замовлень (тобто коли й скільки замовляти) і моделі,

котрі допомагають у прийнятті подібних рішень.

Основна особливість, що визначає метод планування й контролю запасів, -

характер попиту на ці запаси. Він може бути залежним або незалежним. Предмети,

що мають залежний попит, звичайно являють собою вузли або комплектуючі, які

використаються у виробництві кінцевого продукту. Предмети з незалежним попитом - це

готові вироби й взагалі будь-яка кінцева продукція.

Запаси призначені для:

забезпечення безперебійної роботи виробництва;

захисту виробництва від вичерпання матеріальних ресурсів;

захисту від збільшення постачальниками цін на матеріали;

використання переваги знижок із ціни при більших обсягах замовлень.

Неправильне керування запасами може привести до появи недостатніх

або надлишкових запасів. Недолік запасів приводить до пропуску поставок, втратам воб`ємі

221

продажів, до невдоволення покупців і простоям у виробничому процесі. Надмірність

запасів зв'язує кошти, які можна десь застосувати з більшою користю.

Вартість їхньої підтримки на певному рівні може бути дуже високої.

Основні риси ефективного керування запасами:

1) облік наявних запасів і замовлень у стадії виконання;

2) прогнозування попиту (визначення можливої помилки прогнозу);

3) постійна наявність інформації про строки виробництва й доставки, їх можливих

змінах;

4) оцінки вартості підтримки запасів, вартості замовлень, витрат через недостатність

запасів;

5) використання системи класифікації запасів [4].

Запаси створюються для задоволення попиту, тому життєво важливо мати достатньо

точну оцінку обсягу й часу попиту. Точно так само необхідно знати час виконання

замовлення, крім того, менеджер повинен знати, у якому ступені можуть мінятися показники

попиту й строки виконання замовлення (час між подачею заявки й одержанням замовлення).

Чим більше потенційні відхилення, тим більше й необхідність у резервному

запасі для зниження ризику недостачі товару в період між поставками. Таким чином,

існує прямий і нерозривний зв'язки між прогнозуванням і керуваннями запасами.

При керуванні запасами важливо враховувати той факт, що збережені товари істотно

розрізняються з погляду грошових вкладень, потенційного прибутку, обсягу,

можливого збитку від недоліку запасів. Тому й розподіляти зусилля по керуванню

запасами необхідно відповідно до відносної важливості предметів зберігань. В

цьому плані найбільш відомий метод АВС (the ABC approach)3, що класифікує за-

паси по якихось певних показниках важливості, звичайно по річному використанню

даного товару в грошовому вираженні (тобто грошова вартість одиниці товару на

складі, помножена на річний показник використання даного товару). Відповідно до

цим розподіляється діяльність по контролях і керуванню запасами.

Як правило, використаються три класи предметів: А – дуже важливі, В – середньої

ступеня важливості й З (найменш важливі), хоча в дійсності число категорій може

бути кожним. Клас А становить до 20% загального числа предметів по обсязі й до 80% по ціні.

До класу В ставляться до 30% предметів по обсязі й до 15% за ціною. Предмети класу З

можуть становити до 50% по обсязі зберігання й усього лише близько 50% за ціною (мал. 3.11).

100

80

Виробу групи А

Виробу групи В

Виробу групи З

30

5

Число

0

20

30

50

д

Рис. 3.11. Класифікація матеріальних запасів по методу АВС

Рівень контролів також повинен відповідати цим співвідношенням.

МетодАВСвикористовується для поліпшення роботи підприємств у всіляких

сферах діяльності. Один з головних способів його застосування - сфера обслуговування, де

3

У літературі зустрічається також як «закон 80/20» або діаграма Парето

222

Річнавартістьодиниць запасу, %

менеджер зосереджує увагу на найважливіших аспектах обслуговування, розділяючи їх на

найбільш важливі, важливі й не дуже важливі. Зміст у тім, щоб не переоцінити другорядні

аспекти обслуговування за рахунок дійсно важливих елементів.

Найбільші ефекти методАВС дає в комбінації з іншим методом – XYZ-

аналізом.

XYZ-аналіз дозволяє класифікувати запаси залежно від характеру їх споживання

й точності прогнозування змін у їхній потребі, що особливо важливо для

торговельних фірм. Категорія Х – це група, що характеризується стабільною величиною

споживання (наприклад, якщо мова йде про сировину, то існують норми витрати кожного виду

сировини) і високою точністю прогнозу строку споживання. До категорії Y ставляться ресурси,

потреба в які характеризується відомими тенденціями (наприклад, сезонними коливаннями)

і середніми можливостями їхнього прогнозування. Нарешті, ресурси, що відносяться до

категорії Z, використаються нерегулярно, величину їхнього споживання прогнозувати складно.

Накладення результатів XYZ-аналізу на дані методу АВС дозволяє розбити запас

на дев'ять блоків, кожний з яких має дві характеристики: вартість запасів й

точність прогнозування потреби в них.

Одним з найважливіших складові діяльності виробничого менеджера

є робота зі своєчасного поновлення замовлень.

Моделі, які кількісно визначають крапку поновлення замовлення (reorder

point – ROP) включають передбачуваний попит (потреба) на час виконання замовлення й,

можливо, невеликий резервний запас, щоб запобігти ризику вичерпання запасів в

час виконання замовлення.

Крапка поновлення замовлення - поновлення замовлення в той момент, коли наявний

запас опускається до певного рівня

Основне завдання менеджера в цей період зробити замовлення в той момент, коли обсяг

наявних запасів достатній для задоволення попиту протягом часу, необхідного

для одержання цього замовлення (тобто часу виконання замовлення). Існують чотири

детермінанти, що визначають кількість запасів у крапці поновлення замовлення:

1) рівень попиту/темпи споживання (звичайно на основі прогнозу);

2) тривалість часу виконання замовлення;

3) показник можливої зміни попиту й/або часу виконання замовлення;

4) прийнятна для керівництва підприємства ступінь ризику вичерпання запасів.

Коли показники попиту або часу виконання замовлення піддаються змінам,

те виникає необхідність створювати й підтримувати додатковий запас, щоб

зменшити ризик вичерпання pecypсів (stock-out) у період виконання замовлення[4]. Цей запас

називається резервним.

Створення й підтримка резервного запасу коштує чимало грошей, тому менеджер

повинен ретельно зважити співвідношення підтримка резервного запасу/ризик вичерпання

ресурсів за рахунок резервного запасу. Варто пам'ятати, що зниження ризику вичерпання ресур-

сів веде до підвищення рівня обслуговування споживачів. Рівень обслуговування можна

визначити як імовірність того, що попит не перевищить наявні запаси в період виконання

замовлення (тобто обсяг наявних запасів достатній для задоволення попиту).

Отже, рівень обслуговування, рівний 95%, припускає 95% ймовірність

того, що наявних запасів, що залишилися, буде досить для роботи в період виконання

замовлення.

Система керування запасами реалізує організаційну структуру й поточну по-

літику, що забезпечують підтримку запасу виробів й ефективне керування ним. За допомогою

цієї системи здійснюється розробка графіків розміщення замовлень, розміщення

замовлень й одержання матеріалів, контроль виконання замовлень. Ця система дозволяє від-

стежувати проходження замовлень й одержувати відповіді на наступні питання: чи одержав по-

стачальник замовлення, чи відвантажив він замовлені матеріали, чи дотримуються строки, передбачені

чи процедури повторної видачі замовлень і повернення непотрібних або дефектних матеріалів?

223

Існують дві основні моделі систем керування товарно-матеріальними запа-

сами – модель із фіксованим обсягом (називана також модель економічного розміру

замовлення, або Q-модель) і модель із фіксованим періодом (називана також періодичною

моделлю, моделлю періодичного контролю, абоР-моделлю).

Основне розходження між ними укладається в наступному. У моделі з фіксованим

обсягом проводиться чергове замовлення на поставку, коли запас матеріалу знижується

до певного рівня. Ця подія може відбутися в будь-який момент, залежно від

швидкості споживання матеріалу. Що ж стосується моделі з фіксованим періодом, то в

їй здійснюється розміщення чергового замовлення через заздалегідь певен (контрольний)

період часу.

Використання моделі з фіксованим обсягом (при якій чергове замовлення

розміщається, коли залишок запасу знижується до заздалегідь певного рівня R) припускає

постійний контроль залишку запасу. Таким чином, модель із фіксованим обсягом

являє собою безперервно діючу систему, що вимагає, щоб щораз,

коли проводиться вилучення матеріалів із запасу або додавання їх у запас, обновлялися

що відповідають запису й виконувалася перевірка, чи досягнута крапка чергового замовлення. В

моделі з фіксованим періодом обчислення залишку запасу проводиться лише по витікання

контрольного періоду часу.

Нижче перераховані деякі додаткові розходження, які звичайно оказують

вплив на вибір тієї або іншої системи (табл. 3.4.).

Таблиця 3.4.

Розходження між моделями з фіксованим обсягом і періодом

Характеристика

Модель із фіксованим об`ємом

(Q-модель)

Модель із фіксованим періодом

(Р-моделль)

Обсяг замовлення

Q – постійна величина (кожен q – змінна величина (міняється при

раз замовляється та сама кількість)

Момент розміщенняR – коли рівень запасу знижується

кожнім черговому розміщенні замовлення)

Т – коли минає заздалегідь визначений

замовлення

до фіксованого рівня (до

фіксований (контрольний)

крапки замовлення)

Ведення обліку запасу Щораз, коли проводиться

вилучення або додавання матеріалу

період часу

Обчислюється тільки після закінчення кон -

трольного періоду

Величина запасу

Трудомісткість обслуговування

Тип виробів

Менше, ніж у системі з фіксованим

інтервалом поставок

Вище через необхідність безперервно

обновляти запис

Більше дорогі, критичні

Більше, ніж у системі з фіксованим

розміром замовлення

або важливі вироби

 Модель із фіксованим періодом у середньому має більший запас, оскільки за-

пасу матеріалів повинне вистачати до моменту наступної поставки через фіксований інтервал

поставок Т. У моделі з фіксованим обсягом ніякого фіксування інтервалу

поставок не передбачається, тобто чергові поставки здійснюються по потребі й

додаткового запасу на якийсь період часу створювати не потрібно.

 Модель із фіксованим обсягом використається для керування запасами дорогих

матеріалів, оскільки вона забезпечує менший середній розмір запасу.

 Модель із фіксованим обсягом більше підходить для відповідальних (важливих)

матеріалів, називаних критичними, оскільки в ній передбачається більше твердий

224

контроль за запасами, а отже, і більше швидка реакція на погрозу вичерпання запасу.

 Модель із фіксованим обсягом має більшу трудомісткість обслуговування,

оскільки кожне додавання або вилучення матеріалу повинне реєструватися в системі.

Очевидно, що при змінному попиті й тривалості поставки можна замовляти

фіксовану кількість товарів через різні проміжки часу або різну кількість

товарів через фіксовані проміжки, але домогтися сталості цих двох величин

одночасно неможливо. Перевага систем з фіксованою кількістю полягає

в більше низькому рівні запасів. Крім того, вони дозволяють упоратися із зненацька

більшими коливаннями попиту. Системи з фіксованим часом поставки, з іншої

сторони, відрізняються простотою керування. Замовлення можна спланувати так, як це буде

зручно для організації, тобто всі замовлення обслуговуються одночасно, поєднуються всі

замовлення до одного постачальника й так далі.