3.Складской учет. Документооборот склада и терминала (Формы первичной учетной документации, перевозочные документы, инвентаризация).

Задачи и общие принципы складского учета. Задачами учета грузов являются:

– правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по поступлению, хранению и отпуску (выдаче) грузов;

– контроль за сохранностью грузов в местах хранения и на всех этапах их движения.

Учет грузов на складе и в бухгалтерии организуется и ведется под руководством главного бухгалтера.

Основные принципы учета следующие:

– подлинная оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе, который ведется материально ответственными лицами в складских карточках или других регистрах;

– систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских операций по движению товарно-материальных ценностей, а также ведения складского учета; предоставление бухгалтерам права проверять соответствие фактического наличия грузов в натуре данным текущего складского учета;

– систематическое подтверждение органической связи между оперативным складским и бухгалтерским учетом, сверкой показателей количественного и суммового учета путем сопоставления наличия грузов по данным складского учета с данными бухгалтерского учета.

Организация аналитического учета. Необходимыми предпосылками действительного контроля за сохранностью материальных ценностей являются:

– наличие должным образом оборудованного склада (складов) или специально приспособленных площадок (для грузов открытого хранения), проведение надлежащей специализации складов;

–– размещение грузов по секциям, а внутри него оп отдельным группам и типо-(сорто)размерам грузов (в штабелях, стеллажах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия; в места хранения каждого вида груза следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся здесь грузе;

– оснащение мест хранения грузов необходимым весовым оборудованием, измерительными приборами и мерной тарой, обеспечение их периодического освидетельствования и клеймения;

– установление круга лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности;

– определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск грузов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз со склада материальных ценностей.

Для определения правильной и рациональной организации учета грузов также необходимо:

– установить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей;

– проводить в установленном порядке инвентаризации, а также контрольные выборочные проверки наличия грузов и своевременно отражать в бухгалтерском учете результаты инвентаризаций и проверок;

– соблюдать нормы хранения товарно-материальных ценностей;

– применять средства механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ с использованием программ складского учета.

Организация синтетического учета. В синтетическом учете материальные ценности отражаются по фактической себестоимости, включая расходы по доставке на склад этих ценностей.

На складе к расходам по доставке относятся:

– оплата тарифов (фрахта) за перевозку грузов всеми видами транспорта; железнодорожные или водные сборы, а также другие виды провозной платы со всеми дополнительными сборами;

– расходы по доставке и разгрузке на склад прибывшего груза (кроме оплаты постоянных складских рабочих);

– недостачи грузов в пределах установленных норм естественной убыли.

К расходам по доставке материальных ценностей относятся:

– оплата тарифов (фрахта) за перевозку грузов всеми видами транспорта до приобъектного вклада со всеми видами дополнительных сборов;

– затраты на погрузочно-разгрузочные работы, кроме оплаты труда складских работников;

– затраты по комплектации и сортировке грузов.

Первичные документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на одон номенклатурный номер). При использовании компьютерных технологий целесообразно применять многострочные документы. Однострочные документы вписываются тогда, когда совершается операция с грузом только одного номенклатурного номера.

В условиях ручной техники и малой механизации рекомендуется применять однострочные документы. При этом целесообразно использовать и некоторые разновидности многострочных документов (с отрывными на один номенклатурный номер талонами, выписываемые на несколько номенклатурных номеров входящих в одну учетную группу или относимых на один шифр (заказ), и др.), При небольшой номенклатуре грузов могут применяться и обычные многострочные документы.

Количество экземпляров выписываемых первичных документов и документооборот устанавливаются в зависимости от характера предприятий, особенностей системы организации и механизации (автоматизации) учета. Первичные документы рекомендуется выписывать в минимальном числе экземпляров (при механизации с использованием компьютерных технологий, как правило , в одном, а при малой механизации – не более двух), а типовые унифицированные – в количестве, установленном законодательством.

Документы на получение отпуск грузов должны быть надлежащим образом оформлены и иметь соответствующие подписи. Они должны быть заранее пронумерованы. Такую нумерацию целесообразно проводить в централизованном порядке – на небольших складах и в децентрализованном (по участкам) – на крупных.

Список лиц имеющих право подписи на отгрузку товарно-материальных ценностей, устанавливается руководителем склада по представлению заведующего складом и главного бухгалтера.

Вся документация, составленная при помощи средств механизации на основании первичных документов и служащая основанием для последующих записей в бухгалтерском учете, должна иметь наименование, определяющее ее содержание, и подписи лиц, отвечающих за соответствие данных, имеющихся в документации, составленной механизированным способом, данным первичных документов..

В условиях применения компьютерных систем целесообразно выписывать первичные документы путем их распечатки на принтере – для одновременного внесения нужных сведений в память сервера склада для дальнейшей обработки.