Как отдел закупок взаимодействует с другими функциональными подразделениями компании?

Отдел закупок является функционально обособленным подразделением фирмы, поэтому ему необходимо устанавливать определенные взаимоотношения с другими структурными подразделениями компании для рациональной организации логистического процесса.

Отдел закупок является входным звеном в логистической цепи/системе, что влияет на другие подразделения компании. Ошибки в деятельности данного отдела негативно сказываются не только на его результатах, но и приводят к негативным последствиям во взаимодействии с другими подразделениями.

Отдел закупок обменивается информацией со всеми подразделениями компании и обеспечивает их необходимыми данными о ценах, наличии товаров, новых поставщиках, новой продукции и технологиях. Это — «улица с двухсторонним движением».

Производственный отдел вовремя предоставляет отделу закупок график выпуска продукции, чтобы закупки были осуществлены вовремя и за лучшую цену. Производственный отдел получает от отдела закупок информацию о сырье, его наличии и видах, сроках доставки, заменителях и местоположении источников снабжения. Инженерная служба оценивает преимущества, альтернативную стоимость различных источников сырья. Она ожидает от отдела закупок подробной информации о продукции и ценах поставщиков и предлагаемых образцах продукции. Информация о новых поставщиках, новых методах маркетинга и системах дистрибьюции может быть интересна отделу маркетинга. Проведение исследования рынка в долгосрочной перспективе поможет отделу закупок разработать реальные стратегии снабжения сырьем.

Бухгалтерия своевременно оплачивает счета, поступающие из отдела закупок, что позволяет пользовать преимущества оплаты со скидкой и поддерживать хорошие отношения с поставщиками. Оба отдела взаимодействуют в работе с кредиторами в области планирования и составления бюджета. Как показывает опыт, работники отдела закупок часто жалуются, что бухгалтерия слишком много внимания уделяет размеру прибыли и недостаточно — соблюдению сроков оплаты контракта. Это становится особенно проблематичным при заключении партнерских договоров или партнерского союза. Улучшение взаимопонимания между отделом закупок и бухгалтерией и большая согласованность в достижении одной цели могут помочь устранить ряд проблем обоих отделов.

Формирование политики запаса для службы логистики зависит от информации о временных циклах и наличии сырья, тенденциях движения цен и заменителях. Отдел закупок — лучший источник такой информации. Благодаря контролю над уровнем запасов со стороны службы логистики отдел закупок получает информацию о том, что необходимо закупить или заказать в конкретный период времени. Служба логистики взаимодействует с отделом закупок, обеспечивая доставку сырья и материалов. От четкости ее работы зависит эффективность действий отдела закупок, в том числе производственного отдела.

Деятельность отдела закупок включает подписание контрактов на закупку сырья и услуг, юридический отдел обеспечивает его информацией по контрактам и процедурам. Отдел закупок, в свою очередь, снабжает юридических консультантов информацией, необходимой для составления контрактов по всем типам сырья, закупленного по контрактам, договоров по закупкам сырья без обеспечения запаса, долгосрочных соглашений и т.д.

Функции отдела закупки заключаются в следующем:

1. Определение потребности в сырье. Для этого отдел закупок получает информацию от отдела маркетинга, производственного отдела, службы логистики, операционно-аналитического отдела. Расчет средств на приобретение сырья. Для расчетов необходимы данные из бухгалтерии и финансового отдела о наличии свободных оборотных средств.

2. Поиск, анализ данных и выбор поставщиков. Это важная функция отдела закупок включает тщательное исследования рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков и оценку возможности своевременных поставок и предоставления необходимых услуг до и после продажи. В результате анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики. Определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа, выбор базиса поставки и т.д.

3. Заключение договоров и контроль исполнения. Данная функция отдела закупок выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом, так как важно в договоре соблюсти все интересы компании. Действия в случае нарушений условий поставки. Санкции в отношении поставщика, нарушившего условия поставки, могут иметь разный характер: от простого предупреждения или мелкого штрафа вплоть до расторжения договора с ним.

4. Получение сырья. Обработка входящих потоков сырья, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения. Следует отметить, что наша компания пользуется услугами грузоперевозки сырья, т.е. мы платим поставщикам за доставку сырья до нашего склада.

5. Проверка поступающих ресурсов и подтверждение качества. Проверка и подтверждение того, что поступающее сырье отвечает (соответствуют договору и сертификации) требованиям.

6. Для эффективного функционирования отдел закупок должен обладать полномочиями на принятие решений при совершении закупок в следующих областях:

• Выбор поставщика. Отдел закупок должен иметь опыт в определении того, кто поставляет нужное сырье Также он должен анализировать надежность поставщика.

• Метод ценообразования. Определение общей стоимости закупки для формирования цены и условий договора. Это одна из основных экспертных областей деятельности отдела закупок. Здесь должно быть место для маневра, если необходимо достичь минимальных цен и общей стоимости закупок сырья.

• Контроль за контактами с поставщиками. Отдел закупок должен поддерживать взаимоотношения с потенциальными поставщиками. Если работники компании (производственного отдела) будут непосредственно сами работать с поставщиками без уведомления отдела закупок, то это будет способствовать осуществлению продаж «с черного хода», когда потенциальный поставщик будет оказывать влияние на компанию таким образом, что он станет единственным источником снабжения. Если техническому персоналу поставщика необходимо непосредственно встретиться с инженерами фирмы-покупателя, то отдел закупок организует такие встречи.