Заключение

Электронный документ — принципиально иная сущность, существующая в совершенно другой среде. Поэтому «настоящий» электронный документооборот не является автоматизацией бумажного делопроизводства — это система документационного обеспечения управления, служащая тем же целям, что и система бумажного делопроизводства, но в основе которой лежит работа с электронными документами.

Как известно, работа с бумажными документами в организации строится в соответствии с инструкцией по делопроизводству, которая устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Эти требования обеспечивают решение двух принципиально различных задач.

Первой является обеспечение процессов исполнения управленческих решений и выполнения основных функций предприятия в целом и его отдельных структурных подразделений. Эти процессы выполняются на основании распорядительной части документа, резолюции руководителя или регламентов выполнения отдельных функций, например, обработки жалоб и заявлений. Решение данной задачи составляет целевую функцию системы документационного обеспечения управления, которая не изменяется при переходе от бумажного документооборота к электронному.

Второй задачей является техническое обеспечение возможности выполнения процессов целевой функции, а также их прозрачности и контролируемости. Здесь изменения весьма существенные, поскольку выполнение тех же самых процессов в электронной среде обеспечивается совершенно иными средствами. При переходе к электронному документообороту изменяется также роль нормативных документов — теперь они не просто определяют типы документов и регламенты работы с ними, но и являются основой настройки информационных систем документационного обеспечения управления для конкретной организации. На основе нормативных документов, описывающих состав применяющихся в организации документов и процедуры их подготовки и обработки, проектируются шаблоны документов, процессы их создания и обработки, а также настраиваются рабочие места пользователей.

Современный уровень развития информационных технологий позволяет обеспечить выполнение электронными документами абсолютно всех функций, которые в традиционном документообороте выполняли бумажные документы, организовать работу с электронными документами так, чтобы она способствовала выполнению управленческих решений, прозрачность управленческих процессов, реализовать регламенты обработки, хранения и уничтожения документов, а также самые высокие требования к гарантированию сохранности и неизменяемости документов и предотвращению несанкционированного доступа к ним.

К сожалению, до настоящего времени статус электронного документа определен недостаточно четко. И хотя технологическая, и законодательная возможность выполнения электронным документом функции подлинника существует, такую функцию, в основном, выполняют бумажные документы. Отсутствие единого формата электронной подписи, а также проблемы, связанные с сертификацией электронной подписи, ограничивают распространение электронных документов в информационной системе общего пользования.