1.2. Делопроизводство

ГОСТ Р 51141-98 рассматривает делопроизводство как «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами».

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

К настоящему времени сложились две технологии делопроизводства, условно называемые «российской» и «западной».

Российская модель делопроизводства

В России предполагается централизация обработки документов с целью осущест­вления единого контроля их прохождения и исполнения. То есть, документы сначала докладываются в зависимости от степени важности вплоть до руководства организации, и при этом формируется соответствующее управленческое решение. Затем решение постепенно спускается по инстанциям — до конкретных исполнителей, все более детализируясь.

При исполнении документа воз­никают два информационных потока.

Первый информационный поток связан с движением самого документа:

• документ поступает в канцелярию, где его регистрируют;

• из канцелярии документ передается руководителю для вынесения по нему резо­люции;

• после вынесения резолюции и назначения исполнителей документ и его копии рассылаются исполнителям;

• исполненный документ списывается в дело.

Второй информационный поток связан с оформлением регистрационной карточки документа:

• в момент регистрации документа в его карточку вносятся реквизиты: регист­рационный номер, присвоенный документу, информация о корреспондентах поступившего документа, краткое содержание документа, другие данные общего характера (например, состав документа, примечания и т.п.);

• факт вынесения резолюции фиксируется путем добавления в регистрационную карточку информации об авторе резолюции, текста резолюции, фамилий исполнителей документа, срока исполнения документа, назначенного автором резолюции;

• по исполнении документа в регистрационную карточку добавляются тексты отчетов исполнителей, фактический срок исполнения документа;

• списание документа в дело сопровождается добавлением в регистрационную карточку номеров (наименований) дел, в которых будут храниться оригинал и копии исполненного документа.

Наличие двух информационных потоков является уникальной особенностью рос­сийского делопроизводства и иллюстрирует сложившийся порядок, когда одни сотрудники работают с документами, а другие — контролируют ход исполнения документов по формальным признакам.

Для российской технологии процессов делопроизводства характерно:

• вертикальный характер движения документов внутри организации (руково­дитель  исполнитель  руководитель);

• централизованный контроль и отслеживание всего комплекса работ с доку­ментами в регистрационных журналах, куда заносятся все сведения о докумен­тах и их перемещениях, резолюции начальства, данные по контролю сроков исполнения, отчеты и т.д.;

• создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, кан­целярий;

• высокая степень стандартизации, так как технологии делопроизводства за­креплены в государственных стандартах и инструкциях;

• делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек;

• компьютерные технологии делопроизводства, в основном, обеспечивают сопровождение бумажного документооборота и снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов.

Отсутствие автоматизированной технологии управления документооборотом при­водит к тому, что, как правило, в произвольный момент невозможно точно сказать, над какими документами работает организация, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты испол­нители.

Российская модель делопроизводства порождает ряд проблем, главная из которых — противоречие между централизованным контро­лем работы с документами и, по сути, децентрализованным процессом собственно исполнения документов. В результате практически невозможно централизованно отследить движение документов в реальном времени без применения средств автоматизации: ведь это требует огромных трудозатрат не только на веде­ние регистрационных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на опе­ративное централизованное сведение соответствующей информации в единые реес­тры предприятия.

Зарубежная модель делопроизводства

Западный подход к управлению характеризуется принципиально большей степе­нью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что должно­стные лица, отвечающие за решение тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами. Напри­мер, в отличие от российской модели делопроизводства, документ после его получения без регистрации и занесения в картотеку будет отправлен исполнителю напрямую, и дальнейшая его судьба будет зависеть только от добросовестности сотрудника. Естественно, подобная децентрализация работы с документами существенно упро­щает организацию документооборота.

Основной особенностью «западной» технологии является модели­рование реальных процессов документооборота в конкретной организации и на­стройка на эти модели программных систем. Кроме того, характерными отличи­тельными признаками являются:

• горизонтальный характер движения документов, предусматривающий воз­можность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю ми­нуя руководство;

• отсутствие централизованного контроля;

• регистрация документов производится непосредственными исполнителями, некоторые виды документов не регистрируются;

• отсутствуют специализированные подразделения делопроизводства и проме­жуточные звенья, что позволяет оптимизировать делопроизводственные про­цессы и разрабатывать новые технологии работы с документами;

• компьютерные технологии ориентированы на максимально полное использо­вание электронных документов и средств коллективной работы пользователей;

• вовлечение в процесс документооборота на основе компьютерных технологий руководящего звена организации и стремление к отказу от бумажных носи­телей информации.

Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее время используется термин «документационное обеспечение управления».

ГОСТ Р 51141-98 определяет термин «документационное обеспечение управления» как синоним термину «делопроизводство». На практике понятие «делопроизводство» более применительно к традиционным правилам и процедурам работы с документами, то есть регламентации документированной деятельности. В связи с существенными изменениями, связанными с применением новых информационных технологий, понятие «документационное обеспечение управления» в большей мере отражает современное функциональное назначение этой сферы деятельности.

Иными словами, делопроизводство — комплекс мероприятий (процессов) по обеспечению документационного обеспечения управления организации, а документационное обеспечение управления (рис. 1) — документирование (подготовка, оформление, согласование и изготовление документов); организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов); систематизация архивного хранения документов (определение правил хране­ния информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управ­ленческих решений).

Появление термина «документационное обеспечение управления» связано с введением в управление документопотоком компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением.

Общие требования к организации документационного обеспечения управления в главных управлениях, национальных банках, расчетно-кассовых центрах, вычислительных центрах, полевых учреждениях, учебных заведениях и других предприятиях, учреждениях и организациях системы Банка России устанавливает Инструкция по организации делопроизводства в учреждениях системы Банка России № 70-И.

Рис. 1. Задачи документационного обеспечения управления

В управленческих структурах в последние годы осуществляется переход от документационного обеспечения управления на более высокую ступень — к информационному менеджменту, то есть не только к документационному обеспечению, но и управлению документированными информационными ресурсами.

Информационный менеджмент — это современная технология, компонентами которой является документированная информация (документированные информационные ресурсы), персонал, технические и программные средства, а также нормативно установленные процедуры формирования и использования информационных ресурсов (рис. 2).

Рис. 2. Основные компоненты информационного менеджмента

Все компоненты информационного менеджмента взаимосвязаны. Так, например, характеристики технического и программного обеспечения отчасти определяют возможности формирования и качество информационных ресурсов, требования к подготовке персонала, процедурам и правилам работы. С другой стороны, эти же компоненты влияют на формулирование требований к программному и техническому обеспечению. В свою очередь, характеристики информационных ресурсов предъявляют требования к структуре и квалификации кадров, влияют на выбор технического и программного обеспечения, установление процедур работы и т.п. Одновременно требования к работе персонала включают знание структуры и принципов формирования информационных ресурсов, правил и процедур работы, а также умения и навыки использования программных и технических средств.