Основные прикладные программы, используемые в документационном обеспечении управления

Многие прикладные программы для создания и оформления текстовых докумен­тов предоставляют возможность проверки орфографии, что является еще одним существенным преимуществом использования компьютерных технологий.

Создание технологической базы для развития систем автоматизации документационного обеспечения управления не могло не привести к разработке ряда оригинальных информационных технологий работы с документами.

При этом природа данных технологий опреде­ляется необходимостью обеспечения пользователя привычными атрибутами тра­диционного делопроиз-водства.

C переходом на компьютерную обработку деловой документации эффективность документационного обеспечения управления как составной части управленческой деятельности существенно повышается:

1. В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными» технологиями.

2. Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

3. Не менее важная задача документационного обеспечения управления — это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов и СУБД.

4. Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении организации установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая  государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения документационного обеспечения управления называют безбумажной технологией.

5. Документы, поступившие в организацию по каналам электронной почты или созданные в таком «электронном офисе» уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ оптического распознавания текста.

В дальнейшем в работе с этими документами реализовываются все преимущества информационных технологий их обработки. Так, привычный порядок, когда документы распределяются по папкам, папки — по шкафам, шкафы — по кабинетам, нашел свое отображение в системах управ­ления документами. Такие системы обладают чрезвычайно простым и удобным интерфейсом, который наглядно отображает структуру хране­ния документов. При этом поиск какого-либо документа может полностью повто­рить порядок традиционного поиска: в «своем электронном кабинете» исполни­тель открывает электронный «шкаф», «папку» и путем просмотра документов, сложенных в определенном порядке (например, по возрастанию регистрационных номеров), быстро находит нужный материал. Естественно, такие системы реализуют и другие способы поиска, но зачастую визуальное отображение созданного пользо­вателем «хранилища» позволяет найти нужный документ быстрее.

Другая особенность правил документооборота, заключающаяся в том, что какой-либо тип документа (например, накладная) по правилам данной организации дол­жен быть обязательно направлен конкретному сотруднику, породила системы управ­ления ходом работ. Данные системы позволяют строго регламентировать направления документопотока в зависимости от типа документа и значений его реквизитов, автоматически направляя документ определенному исполнителю при возникновении заранее сформулированных условий. Например, если в платежном документе обозначена сумма до тысячи долларов, то он направ­ляется на подпись финансовому директору, а свыше — только президенту компа­нии. Примером среды разработки таких систем является, например, пакет Staffware.

С другой стороны, правила документооборота могут, наоборот, требовать полной свободы в определении маршрута движения документа. При этом каждый преды­дущий исполнитель документа сам определяет, кому должен быть передан доку­мент на очередном этапе.

Технология, поддерживающая организацию групповой работы с документами, получила название workgroup management.

Постоянные организационные трудности несет с собой параллельная работа с доку­ментом нескольких исполнителей. Такая работа требует неоднократных передач друг другу проектов документов, особенно если содержание одной части документа влияет на содержание другой. С появлением компьютерных сетей у пользователей возникло естественное желание автоматизировать параллельную работу с доку­ментом таким образом, чтобы, во-первых, несколько исполнителей могли одно­временно обратиться к одному и тому же документу, а, во-вторых, изменения, вне­сенные кем-либо из исполнителей, немедленно становились известными другим участникам процесса. При кажущейся простоте постановки вопроса обеспечение группового доступа к документу породило множество проблем (например, как реа­гировать на одновременную правку одного и того же фрагмента текста), которые нашли свое разрешение в системах, реализующих технологию группового доступа (groupware), например, в пакетах Lotus Notes.

Во многих компаниях автоматизация документационного обеспечения управления базируется на двух простых технологиях: электронной почте, позволяющей обмениваться данными, и системе управления документооборотом, позволяющей осуществлять единый контроль над всеми документами организации.

При автоматизации процессов документационного обеспечения управления часто путают два термина: «делопроизводство» и «документооборот». Как говорилось выше, делопроизводство — это термин, применяемый для обозначения формального набора правил работы с документами, а документооборот — движение документов в организации.

Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть и системы, которые изначально ставили своей целью поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно назвать системами документооборота. С другой стороны, свод правил делопроизводства, который принят в России, довольно обширен, и настройка системы документооборота на эти правила — задача не тривиальная.