2.2. Задачи и функциональные возможности систем автоматизации документооборота

Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, — это непосредственная работа с электронными карточками, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск, а также организация защищенной работы в сетевом режиме.

Системы электронного документооборота можно разделить на три группы: канцелярия, управление электронными документами и деловыми процессами, администрирование системы.

Группа «Канцелярия» объединяет в себе следующие функции:

Регистрация документов — базовый процесс, начало существования документа. В системе должна быть реализована возможность изначального заполнения реквизитов документа, присоединения файлов различного типа и возможность их последующей модификации.

Ведение номенклатуры дел — функция поддержки стандартной номенклатуры (входящие, исходящие, внутренние документы), а также других потоков документов, определяемых пользователем.

Работа со словарями и справочниками — возможность добавления и редактирования пользовательских данных для ускоренного ввода в поля регистрационной карточки.

Сканирование — интерфейс к сканеру для перевода бумажных документов в электронную графическую форму и последующего присоединения к электронным документам.

Распознавание — оптическое распознавание текстовой информации по отсканированному графическому образу для последующей модификации данных.

Генерация отчетов — создание выходных документов в виде журналов регистрации, отчетов по исполнительной дисциплине и др.

Средства просмотра и печати отчетов — наличие в системе встроенных средств для просмотра и печати выходных документов либо функция их экспорта (с возможным последующим редактированием) во внешние приложения.

Списание документа в архив — процедура передачи документа из оперативной базы данных в долговременный архив.

В группу «Управление электронными документами и деловыми процессами» входят:

Сроки поручений — возможность задания временного, точного или бессрочного графика исполнения контрольных поручений по документу.

Маршрутизация — выбор очередности и относительного порядка прохождения документа по инстанциям.

Автоматические уведомления — генерируются системой для периодических или разовых напоминаний исполнителям и контролерам о текущих или просроченных заданиях.

Внутренняя почтовая служба — обеспечивает прохождение документов и поручений и позволяет сотрудникам компании обмениваться информацией между собой.

Работа с вложениями — функции поддержки нескольких выделенных частей (файлов) в одном документе и установление логических связей с другими документами.

Поиск по реквизитам — задание точных или частичных значений одного или нескольких известных реквизитов, набора или промежутка значений, задание номенклатуры, обеспечение корректного поиска и выдача списка результатов.

Поиск по форме документа — задание значений реквизитов непосредственно в форме, соответствующей регистрационной карточке, по выбранной номенклатуре дел.

Полнотекстовый поиск — индексация и последующий поиск по присоединенным файлам с текстовой информацией.

Поиск с учетом морфологии — приведение всех слов к нормальному виду как при индексации, так и после введения запроса. Данная функция значительно расширяет возможности поисковой системы.

Все системы электронного документооборота содержат обязательные типовые компоненты: хранилище карточек (атрибутов) документов; хранилище документов; компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.

Хранилище атрибутов для хранения «карточки» — набор полей, характеризующих документ. Карточки разных типов имеют обязательные поля, общие для всех документов (например, уникальный номер документа, его название, автор, дата создания), и специальные поля, относящиеся к документам данного типа.

Для организации хранилища карточек возможны три варианта решения: использование собственного хранилища, стандартной СУБД или средств среды, на основе которой построена СУБД.

Собственное хранилище атрибутов документов позволяет оптимизировать его под задачу хранения карточек. К системам, имеющим собственное хранилище, относятся, например, Documentum, Евфрат компании Cognitive Technologies, «Гарант-Офис» компании «Гарант Интернейшнл». Недостатком такого подхода является невозможность использовать стандартные ресурсы имеющейся информационной среды, а также зависимость критически важной информации от поставщика системы электронного документооборота.

При использовании стандартных СУБД для хранения документов данная проблема решается. К такого рода системам относятся, например, системы «Дело», «1С-Архив», DocsFusion.

Если система электронного документооборота построена на основе какой-либо информационной среды, то можно воспользоваться ее ресурсами. Большинство систем такого типа, популярных в России, построено на основе Lotus Notes/Domino.

Основные решения для делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре основные категории (не включая средства создания документов и складов данных):

• системы workflow (автоматизации деловых процедур);

• системы groupware (коллективной работы);

• системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов);

• системы электронной почты (служат для обмена документами).

Это деление условно, т.к. последние версии наиболее популярных приложений стараются объединять все эти технологии и многие другие, например, Lotus Notes / Domino. В последнее время имеет место концепция collaboration& messaging (сотрудничество и обмен сообщениями).

Внедрение корпоративной системы документооборота позволяет на новой основе решать вопросы управления документацией, централизации и децентрализации выполнения конкретных видов работ с документами на разных стадиях их жизненного цикла. При этом возможно изменение организационных форм работы по регистрации документов и вводу информации в сторону децентрализации, поскольку требуемая информация может быть получена из единой базы данных.

К примеру, регистрация входящих документов может быть централизована полностью, частично или децентрализована. В первом случае обработка всех поступающих документов осуществляется в одном подразделении, при этом заполняются все основные реквизиты электронной регистрационной карточки (а также, при необходимости, осуществляется сканирование документа и прикрепление файла) (рис. 6); последующие записи в карточку, в том числе резолюции руководства (рис. 7), вносятся по мере рассмотрения и исполнения документа.

При частичной централизации для отдельных категорий документов, направляемых непосредственно в подразделения, службой документационного обеспечения управления в автоматизированную систему может вноситься минимум информации, фиксирующий факт поступления документа в организацию, а заполнение других полей регистрационной карточки, в том числе внесение краткого содержания (аннотации) документа, выполняется в подразделениях. Кроме того, входящие документы, адресованные руководству, могут регистрироваться и аннотироваться в службе документационного обеспечения управления, а осталь-ные — в подразделениях. Регистрация исходящих документов также может быть максимально децентрализована (по принципу: где документ подписан, там же он регистрируется и хранится).