Серверная часть суд

Рис. 9. Логическая схема универсальной системы управления документами

Рис. 10. Структура системы автоматизации документооборота организации

С точки зрения традиционной технологии отечественного делопроизводства, авто­матизированными системами должны поддерживаться следующие обязательные функции.

• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

• возможность ввода неограниченного числа резолюций к документу;

• возможность контроля исполнения резолюций, включая упредительный контроль;

• списание документа в дело;

• атрибутивный поиск документа в базе данных (поиск по произвольному сочетанию значений реквизитов регистрационной карточки документа);

• возможность проектирования стандартных (простых) отчетных форм без привлечения разработчика.

Потребительские свойства систем автоматизации могут быть расширены за счет ряда дополнительных функций, таких как:

• возможность работы с электронной копией документа;

• интеграция со средствами пакета MS Office;

• автоматизированная регистрация документа, поступившего по электронной почте;

• поддержка средств электронной цифровой подписи;

• возможность задания логических связей между документами;

• полнотекстовый поиск по электронным копиям документов;

• разделение прав доступа пользователей к различным категориям документов;

• Web-доступ к документационной базе данных (доступ через Internet);

• ведение реестров рассылки внешним адресатам, включая возможность формирования конвертов, печати адресов на конвертах или наклейках, печати описей вложений;

• ведение внутренних реестров рассылки (реестров передачи бумажных документов между сотрудниками учреждения);

• возможность проектирования произвольных (связанных со сложной логической обработкой) отчетных форм без привлечения фирмы-разработчика;

• распознавание текстов отсканированных документов;

• ведение электронных архивов документов;

• поддержка средств криптографической защиты информации.

В ряде зарубежных систем автоматизации обеспечивается поддержка специальных функций, прежде всего связанных с лингвистическим анализом текстов доку­ментов:

• автоаннотирование — автоматическое составление аннотации документа по его полному тексту;

• авторубрицирование — автоматическое отнесение документа к той или иной тематической рубрике;

• автосвязывание — автоматическая установка гиперссылок между документами;

• семантический анализ, результатом которого может быть указание пользователю о недостаточности информации для успешного поиска документа в дальнейшем (например, в качестве аннотаций документов вводятся схожие тексты);

• формирование связных текстов (отчетов) по заданной тематике на базе архива хранимых документов (так называемое «копание данных»).

Основные требования, предъявляемые к системам автоматизации документооборота, не зависят от масштаба предприятия. Это, прежде всего, функциональная полнота, эффективность, надежность и гибкость.

Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая удалением из архива.

Полнофункциональная система не только организовывает сложные маршруты движения, но и позволяет контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и ее широких функциональных возможностей. Например, отсутствие функции полнотекстового индексирования может существенно снизить эффективность поиска документа.

Эффективность также зависит от эргономических качеств пользовательского интерфейса — он должен быть интуитивно понятным, с защитой от несанкционированного доступа, реализацией привычных навыков работы.

Критерии системы электронного документооборота:

• обеспечение требований делопроизводства, согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование дел;

• ведение всей истории работы с документами;

• интеграция с MS Office, с существующими в организации приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки и программирования.

• Безопасная работа с удаленными офисами и подразделениями организации черезWeb-браузер, по электронной почте и SMS.

• Средства групповой работы с документами.

• Календарное планирование и контроль загрузки сотрудников по работе с документами.

• Простота работы с системой для конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения, простота настройки системы на новые виды документов.

• Реализация на Web-технологиях.

Гибкость системы позволяет, не останавливая рабочий процесс, быстро перенастроить логику поведения и интерфейс программного обеспечения, например, при изменении порядка регистрации документов.

Дополнительные требования:

• масштабируемость (образно выражаясь, архив должен быть резиновым);

• открытость (наличие открытых интерфейсов программирования и соответствие стандартам);

• переносимость (поддержка различных платформ: Windows NT, Unix, Novell NetWare);

• безопасность (разграничение и контроль доступа);

• поддержка распределенного режима работы (в том числе с использованием технологий Internet / intranet;

• удобство администрирования.