logo search
in_ob

25.Технология товародвижения с использованием штриховых кодов. Внутримагазинное штриховое кодирование: назначение, структура кода.

Различные группы или подгруппы товаров имеют различные кодообразующие признаки, однозначно идентифицирующие товар. Рассмотрим процесс формирования машиночитаемых товарных кодов. Товарный штриховой код присваивается продукции (товару) на этапе запуска его в производство. На автоматизированное рабочее место администратора базы данных системы, находящееся на предприятии-производителе, поступает задание на запуск изделия в производство. Работа администратора базы данных по запуску изделия завершается генерацией и передачей всей информации, необходимой для функционирования действующих автоматизированных систем предприятия (АСУП, АСУТП, АСУ склада и т. д.).

Товары народного потребления, выпускаемые промышленностью, содержат штриховые коды на упаковках, ярлыках или этикетках, сопровождающих товар. Ярлыки и этикетки прикрепляются к изделию в ОТК. Они содержат всю необходимую информацию в человекочитаемом виде и штриховой код. Упаковки оформляются типографским способом. Товарный код является ключом к записи в базе данных, содержащей реквизиты, необходимые для формирования машиночитаемых документов, которые сопровождают товар. Запись кроме кодообразующих признаков содержит технологическую, конструкторскую, группировочную и другую описательную информацию, на основе которой и формируются все необходимые документы для взаимодействия с другими системами. Например, при формировании ТТН для доставки товара с фабрики на оптовую базу или с оптовой базы в магазин печатается бумажный документ, сопровождаемый флоппи-диском, содержащим всю информацию ТТН и дополнительную информацию, необходимую оптовой базе или магазину для формирования кассовых чеков, статистической отчетности, изучения спроса и т. д.

26.Маркировка продовольственных товаров: стандарты, устанавливающие требования к информации; общие и специфичные требования для товаров однородных и разнородных групп.

Маркировка — текст, условное обозначение или рисунок, нанесенные на упаковку или товар и другие вспомогательные средства.Главным назначением маркировки является доведение основных сведений о товаре до потребителей, а также идентификация товара.

Маркировка, наносимая на упаковку (этикетку, контрэтикетку, ярлык, лист-вкладыш идругие носители товарной информации) продовольственных товаров, должна быть доступной, достаточной и достоверной, а также четкой и легко читаемой. В соответствии с ГОСТ Р51074-2003 "Продукты пищевые. Информация для потребителя. Общие требования"2 информация о пищевых продуктах должна содержать следующие сведения: наименование продукта; наименование и местонахождение изготовителя; товарный знак изготовителя (при наличии);

массу нетто или объем; состав продукта (за исключением продуктов, состоящих из одного ингредиента); пищевая ценность; назначение и условия применения (для продуктов детского и диетического питания ибиологически активных добавок); рекомендации по приготовлению готовых блюд (для конценгратов и полуфабрикатов пищевых продуктов);

условия хранения (для продуктов, требующих специальных условий хранения - пониженной

температуры, определенной влажности воздуха и др., для консервированных продуктов могут быть указаны условия хранения после вскрытия упаковки); срок годности (хранения, реализации).Рисунок наносится на товар для выполнения эмоциональной и мотивационной функции. Именно наличие красочного рисунка способствует выбору товара потребителями. Однако он не всегда присутствует на маркировке.Информационные знаки представляют собой краткие и информативные изображения, несущие определенную информацию. Многие информационные знаки расшифровать под силу только специалистам в области торговли. Применяемые в настоящее время информационные знаки разделяют на следующие группы: товарные знаки, знаки наименования мест происхождения товаров, знаки соответствия или качества, штриховые коды, компонентные знаки, размерные, эксплуатационные, манипуляционные, предупредительные, экологические.

27. Маркировка непродовольственных товаров: стандарты, устанавливающие требования к информации; общие и специфичные требования для товаров однородных и разнородных групп.

Маркировка — текст, условное обозначение или рисунок, нанесенные на упаковку или товар и другие вспомогательные средства.Главным назначением маркировки является доведение основных сведений о товаре до потребителей, а также идентификация товара.

Маркировка непродовольственных товаров

Должна содержать следующую информацию:

Требования к нанесению наименования и (или) вида (назначения) непродовольственных товаров

1. Наименования и (или) вида (назначения) непродовольственных товаров должно быть понятным потребителю, достоверно описывать продукт и позволять покупателю отличать данный вид непродовольственных товаров от других видов непродовольственных товаров.

Наименование непродовольственных товаров может быть дополнено фирменным названием, условным наименованием, наименованием по месту изготовления, по названию изготовителя продукта, нанесением фирменной (торговой) марки, торгового знака.

Наименование непродовольственных товаров не должно вводить в заблуждение о месте его происхождения.

2. В наименовании непродовольственных товаров не допускается:

вводить в заблуждение о месте его изготовления;

приписывать особые свойства, которыми товар не обладает;

давать одно наименование разным непродовольственным товарам.

Рисунок наносится на товар для выполнения эмоциональной и мотивационной функции. Именно наличие красочного рисунка способствует выбору товара потребителями. Однако он не всегда присутствует на маркировке.Информационные знаки представляют собой краткие и информативные изображения, несущие определенную информацию. Многие информационные знаки расшифровать под силу только специалистам в области торговли. Применяемые в настоящее время информационные знаки разделяют на следующие группы: товарные знаки, знаки наименования мест происхождения товаров, знаки соответствия или качества, штриховые коды, компонентные знаки, размерные, эксплуатационные, манипуляционные, предупредительные, экологические.

28. Автоматизированная система (АС) — это система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию установленных функций.

Комплекс средств автоматизации (КСЛ) — совокупность всех компонентов АС, за исключением персонала.

Пользователь АС — лицо, участвующее в функционировании АС или использующее результаты ее функционирования.

В зависимости от характера обработки данных АИС (Здесь и далее на основании вышеприведенных объяснений и во избежание разночтений терминов «информационная система» и «автоматизированная система» используется термин «автоматизированная информационная система, АИС») делятся на информационно-поисковые и информационно-решающие.

В зависимости от сферы применения различают следующие классы АИС [5|.

^ Системы организационного управления предназначены для автоматизации функций управленческого персонала как промышленных предприятий, так и непромышленных объектов (гостиниц, банков, магазинов и пр.). Основными функциями подобных систем являются: оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом, снабжением и другие экономические и организационные задачи.

^ Системы управления технологическими процессами (ТП) служат для автоматизации функций производственного персонала по контролю и управлению производственными операциями. В таких системах обычно предусматривается наличие развитых средств измерения параметров технологических процессов (температуры, давления, химического состава и т. п.), процедур контроля допустимости значений параметров и регулирования технологических процессов.

^ Системы автоматизированного проектирования (САП Р) предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники, сооружений или технологий. Основными функциями подобных систем являются: инженерные расчеты, создание графической документации (чертежей, схем, планов), создание проектной документации, моделирование проектируемых объектов.

^ Интегрированные (корпоративные) АИС используются для автоматизации всех функций фирмы (корпорации) и охватывают весь цикл работ — от планирования деятельности до сбыта продукции. Они включают в себя ряд модулей (подсистем), работающих в едином информационном пространстве и выполняющих функции поддержки соответствующих направлений деятельности.

В интегрированных АИС выделяют функциональные и обеспечивающие подсистемы. Функциональные подсистемы информационно обслуживают определенные виды деятельности, характерные для структурных подразделений предприятия или функций управления. Интеграция функциональных подсистем в единую систему достигается за счет создания и функционирования обеспечивающих подсистем.

По сфере функционирования объекта управления бывают:

АИС банков;

АИС финансовых органов;

АИС промышленности;

АИС сельского хозяйства;

АИС связи;

АИС статистики и т.п.

По уровню в системе государственного управления выделяют:

отраслевые АИС (промышленный комплекс, агропромышленный комплекс, строительство и транспорт);

территориальные АИС (предназначены для управления административно-территориальными районами);

межотраслевые АИС (являются специализированными системами функциональных органов управления национальной экономикой).

Кроме того различают производственные АИС (связанные с производством) и непроизводственные АИС (в медицине, милиции и пр.).

29. Информационное обеспечение (ИО) - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных. Данная подсистема предназначена для своевременного представления информации, принятия управленческих решений.

ИО экономического отдела проектирования инвестиционных проектов представляет собой информационную модель данного объекта.

ИО автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного (информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств) и внутримашинного ИО (совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определенным признакам).

Информационная модель объекта управления (вместе с источники информации) аналогична схеме локальной сети, приведенной выше.

Внемашинное ИО можно классифицировать иерархически: документы группируются по дате создания документа, затем в своих группах по предприятиям и т.д. Плюсы такого подхода: простота построения, использование независимых классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры. Минусы - жесткая структура: сложно ввести изменения, невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков.

Классификация - основа кодирования. Цель кодирования - представление информации в более компактной и удобной форме при записи ее на машинный носитель; приспособление к передаче по каналам связи; упрощение логической обработки.

Основа внутримашинного ИО - информационная база. Это совокупность всех данных, подлежащих накоплению, хранению, поиску, преобразованию, выдаче в установленном порядке, а также использования для организации общения человека с ЭВМ.

Требования при формировании массивов в информационной базе: полное отражение состояния объекта; включение расчетных данных из первичных массивов; рациональное построение базы; минимизация времени на поиск данных, использование эффективных технических носителей; обеспечение надежности хранения; обеспечение своевременности обновления и наращивания массивов.

Классификация массивов:

1. По отношению к системе управления: входные (содержат исходные данные, а также запросы на решение задач), выходные (содержат результаты машинной обработки данных, предназначенных для дальнейшего использования), внутренние (создаются и используются внутри автоматизированных информационных систем).

2. По содержанию: базисные (содержат данные для решения задач); служебные (для управления процедурами обработки данных и повышения качества результативной информации.(справочники, каталоги)).

3. По длительности использования: постоянные (содержат неизменные данные), условно-постоянные (записывается информация, которая продолжительный период остается неизменной), переменные (включаются постоянно изменяющиеся данные).

Условно-постоянные массивы подразделяются на группы:

нормативные (нормы затрат материальных и трудовых ресурсов);

справочно-табличные (справочные данные по персоналу, счетам);

постоянно-учетные (данные о состоянии отдельных ресурсов);

регламентирующие (данные об обязанностях персонала).

Переменные массивы организуются в виде оперативных, накапливаемых, промежуточных, результативных массивов.

Информационная база в разрабатываемой АСОЭИ создаётся как база данных. Требования к БД перечислены выше.

30. Автоматизи́рованное рабо́чее ме́сто (АРМ) — программно-технический комплекс, предназначенный для автоматизации деятельности определенного вида. При разработке АРМ для управления технологическим оборудованием как правило используют SCADA-системы.

АРМ объединяет программно-аппаратные средства, обеспечивающие взаимодействие человека с компьютером, предоставляет возможность ввода информации (через клавиатуру, компьютерную мышь, сканер и пр.) и её вывод на экран монитора, принтер, графопостроитель, звуковую карту — динамики или иные устройства вывода. Как правило, АРМ является частью АСУ.

аиболее простой функцией АРМ является информационно-справочное обслуживание, присущее любому АРМ. В зависимости от назначения АРМ могут включать экранные формы документов, расчетные алгоритмы, обеспечивающие обработку информации и отображение результатов, текстовые системы и т.д.

АРМ, созданные на базе ПК – наиболее простой и распространенный вариант, обеспечивающий:

- простоту и удобство пользования;

- простоту адаптации к конкретным функциям пользователя;

- компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации;

- простая организация технического обслуживания.

Эффективным режимом работы АРМ является его функционирование в рамках локальной вычислительной сети, когда необходимо распределить информационно-вычислительные ресурсы между несколькими пользователями.

Более сложные системы АРМ предполагают подключение нескольких ПК по каналам связи к главной ЭВМ или через специальное оборудование – к различным информационным службам и системам общего назначения (библиотечным системам, базам данных, информационно-поисковым системам и т.д.).

Работа пользователя с программным обеспечением АРМ реализуется, как правило, через меню. Минимальная аппаратная конфигурация для АРМ – ПК и принтер.

Автоматизированные технологии позволяют специалистам эффективно использовать компьютер в управлении экономическими процессами. Современные компьютерные технологии дают возможность оперативно и оптимальным образом управлять предприятием, устанавливать информационные коммуникации.

Включение курса компьютерных технологий в учебные планы товароведных специальностей государственных вузов говорит о безусловной значимости компьютерной технологии в деятельности специалиста данного профиля.

31. Внемашинное информационное обеспечение (включает внемашинную информационную базу (ИБ) и средства ее ведения.

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно, без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-трафики и т.п.); по линии обратной связи - от объекта к органу управления -следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

32. Классификация – упорядочение некоторого множества объектов (материалов, изделий, балансовых счетов, видов операций и т.д.) в соответствии с установленными признаками их сходства и различия. Признак, позволяющий распределять множество объектов на подмножества, называют основанием классификации. Процесс классифицирования представляет собой процесс распределения объектов классификации в соответствии с выбранной системой классификации.

Необходимость классификации связана:С выявлением общих свойств информационного объекта;

Разработкой правил и процедур обработки информации:Сокращением объема и времени поиска необходимой информации:Упрощением обработки информации.

Система классификации – совокупность правил распределения объектов множества на основании классификационных признаков и зависимости внутри признаков.

При проектировании ОИ к системам классификации объектов предъявляется ряд требований:

Полнота охвата объектов рассматриваемой области;

Однозначность реквизитов;

Возможность включения новых объектов.

Каждая система классификации имеет такие основные характеристики, как гибкость -, Возможность включения в систему классификации новых классификационных признаков и объектов без нарушения ее целостности, емкость- Количество (максимально возможное) классификационных группировок в системе классификации, глубина- Количество допускаемых уровней (ступеней), соответствующих числу признаков классификации, заполненность - Отношение фактического количества классификационных группировок к емкости системы

В настоящее время известны и наиболее применяемы иерархическая и фасетная системы классификации объектов.

Иерархическая система классификации информации.При иерархической системе классификации множество объектов делится в зависимости от выбранного классификационного признака на классы (группировки), образующие  уровень. Каждый класс  уровня в соответствии со своим классификационным признаком делится на подклассы ( уровень). Каждый подкласс  уровня делится на группы ( уровень) и т.д. (рис. 1.1).

Достоинствами иерархической системы классификации являются простота и логичность построения, возможность использования неограниченного количества классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры. Недостатки иерархической системы классификации следующие: жесткая структура, осложняющая внесение изменений; невозможность группировки объектов по заранее не предусмотренным признакам.

Иерархическая система классификации :Классы,Подклассы,Группы

Фасетная система классификации информации.Фасетная система классификации позволяет разделить множество объектов одновременно по нескольким независимым друг от друга признакам. Признак классификации, который используется для образования независимых классификационных группировок, называется фасетом.Фасет (Фi) представляет собой совокупность однородных значений классификационного признака.

Кодирование – это процесс присвоения условных обозначений объектам классификации (материалам, изделиям, видам операций, счетам и т.д.) и классификационным группировкам. Цель кодирования: представление информации в более компактной и удобной для использования в ИС форме; подготовка информации к обработке в системе и передаче ее по каналам связи; упрощение логической обработки информации с использованием специальных методов; установление единообразия представления всех признаков.

Уникальное условное обозначение, присвоенное конкретному объекту (например, счету), называется кодом. Код может состоять из одного знака или системы знаков, образованной по определенным правилам. В качестве знаков могут выступать цифры, буквы или буквенно-цифровые символы. Однако чаще используются только цифры.

Код характеризуется длиной (числом позиций в коде), структурой (порядком расположения символов в коде) и емкостью (максимально допустимым числом элементов кода). Совокупность правил, по которым строится кодовое обозначение объекта, называется системой кодирования.

При кодировании элементов экономических объектов используются порядковая, серийная, позиционная (поразрядная), повторения и комбинированная системы кодирования, которые сгруппированы в два класса - классификационные и регистрационные (рис. 2.1).

Схема классификации систем кодирования

Классификационное кодирование.Классификационное кодирование выполняется после предварительной классификации объектов и подразделяется на позиционное (поразрядное), повторения и комбинированное кодирование.

Позиционная (поразрядная) система кодирования применяется для кодирования сложных объектов, элементы которых можно группировать по нескольким признакам. Данные кодируемого множества классифицируются по заданным признакам, каждому из которых отводится определенное число разрядов (позиций).

Регистрационная система кодирования.Регистрационная система кодирования используется для однозначной идентификации объектов и не требует их предварительной классификации. Она подразделяется на порядковую и серийную системы.

Порядковая система кодирования заключается в последовательном присвоении каждому объекту номенклатуры номера его порядка, т.е. в кодировании информации числами натурального ряда. Этот порядок может быть случайным или определяется после предварительной группировки названий объектов по алфавиту. При появлении новых объектов используются номера в конце списка.Порядковая система применяется для простых и стабильных номенклатур. Ее достоинство – простота построения; недостаток в том, что с появлением новых объектов номенклатуры нарушается ее логическая стройность.

Серийная система кодирования предполагает разбивку всех кодируемых объектов на группы по какому-либо признаку. Каждой группе отводится серия кодов. В пределах этой серии каждому объекту номенклатуры присваивается код по порядку. Каждая серия кодовых обозначений, присваиваемая группе, содержит резервные коды для вновь появившихся позиций номенклатуры в группе.

К регистрационной системе кодирования относится также и штриховое кодирование, Штриховое кодирование информации широко применяется в коммерческой деятельности, транспортных и складских системах, сфере учета материальных запасов, технологическом процессе и т.д.

33. Классификатор – это систематизированный свод однородных наименований, объектов, предметов, явлений по классификационным признакам (номенклатура) и их кодовых обозначений [2, с. 114]. Код – условное обозначение объекта цифровым или алфавитно-ци Виды классификаторов

Классификаторы разрабатываются как на уровне отдельных предприятий (организаций), так и на уровне государств. Существуют следующие уровни классификаторов:

международные — стандартные классификаторы, используемые по всему миру;

межгосударственные — классификаторы, используемые в рамках экономических союзов и других межгосударственных объединений: например, классификаторы используемые в ЕС, СНГ и т. д.

национальные, или межотраслевые — классификаторы, используемые в пределах государства. Не должны противоречить международным классификаторам;

отраслевые — классификаторы, используемые в рамках одной отрасли;

системные — классификаторы, принятые отдельным предприятием (организацией) для применения в рамках своей автоматизированной системы. Они содержат информацию, необходимую для решения задач в конкретной АС и отсутствующую в национальном или отраслевом классификаторе.

[править]

Методы классификации

В классификаторах применяется два метода классификации: иерархический и фасетный. Выбор между этими двумя методами зависит от особенностей конкретной предметной области. Существуют следующие требования для выбранной системы классификации:

достаточная емкость и необходимая полнота, которые гарантируют охват всех объектов классификации в заданных границах;

оправданная глубина;

обеспечение возможности решения комплекса задач различного уровня;

возможность расширения множества классифицируемых объектов и внесения необходимых изменений в структуры классификации;

обеспечение возможности сопряжения с другими классификациями однородных объектов;

обеспечение простоты ведения классификатора.фровыми знаками по определенным правилам, установленным системами кодирования.

Иерархический метод классификации

Основная статья: Иерархия

Под Иерархическим методом классификации понимается метод, при котором заданное множество последовательно делится на подчиненные подмножества, постепенно конкретизируя объект классификации. При этом основанием деления служит некоторый выбранный признак. Совокупность получившихся группировок при этом образует иерархическую древовидную структуру в виде ветвящегося графа, узлами которого являются группировки.

Выбор последовательности признаков зависит, прежде всего, от характера информации. При построении классификации выбор последовательности признаков зависит от вероятности обращения к тому или иному признаку. При этом наиболее вероятным обращениям должны соответствовать высшие уровни классификации.

Требования к классификатору, построенному на иерархическом методе классификации: Классификационные группировки, расположенные на одной ступени классификатора, не должны пересекаться, то есть не должны включать в себя аналогичных понятий. На каждой ступени классификатора для разделения вышестоящей группировки должен использоваться только один признак. Сумма подмножества всегда должна давать делимое множество объектов; не должна оставаться часть объектов, не вошедших в состав классификационной группировки.

Основными преимуществами иерархического метода является большая информационная емкость, традиционность и привычность применения, возможность создания для объектов классификации мнемонических кодов, несущих смысловую нагрузку.

Значительным недостатком иерархической классификации является слабая гибкость структуры, обусловленная фиксированным основанием деления и заранее установленным порядком следования, не допускающим включение новых объектов и классификационных группировок. Таким образом, при изменении состава объектов классификации и характеристик с помощью классификационных задач, требуется коренная переработка всей классификационной схемы.

[править]

Фасетный метод классификации

Основная статья: Фасетная классификация

Фасетный метод классификации подразумевает параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки. При этом не предполагается жёсткой классификационной структуры и заранее построенных конечных группировок. Классификационные группировки образуются путем комбинации значений, взятых из соответствующих фасетов. Последовательность расположения фасетов при образовании классификационной группировки задается фасетной формулой. Количество фасетных формул определяется возможными сочетаниями признаков.

К классификатору, построенному на фасетном методе классификации, предъявляются следующие требования:

Должен соблюдаться принцип непересекаемости фасета, то есть состав признаков одного фасета не должен повторяться в других фасетах этого же класса;

В состав классификатора должны быть включены только такие фасеты и признаки, которые необходимы для решения конкретных задач.

Основным преимуществом классификации с использованием фасетного метода является гибкость структуры её построения. Изменения в любом из фасетов не оказывают существенного влияния на все остальные. Большая гибкость обуславливает хорошую приспособляемость классификации к меняющемуся характеру решаемых задач, для которых она создается. При фасетной классификации появляется возможность агрегации объектов и осуществления информационного поиска по любому сочетанию фасетов.

Недостатками фасетного метода классификации являются неполное использование емкости, нетрадиционность и иногда сложность применения.

[править]

Методы кодирования в классификаторах

Под кодированием понимается присвоение кода классификационной группировке или объекту классификации. Кодирование предназначено для формализованного описания наименований различных аспектов данных. Обычно кодирование представляет собой процесс обозначения исходного множества объектов или сообщений набором символов заданного алфавита на основе совокупности определенных правил.

Порядковый метод — каждый из объектов множества кодируется с помощью текущего номера по порядку. Обеспечивает простоту добавления новых объектов и краткость кода, однако такой код не несёт никакой информации об объекте. Используется в случаях, когда не требуется сложного деления на множества (применялся, например, в Общесоюзном классификаторе валют).

Серийно-порядковый метод — кодами служат числа натурального ряда с закрепленной отдельной серией этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками. Чаще всего используется для идентификации объектов в сочетании с классификационным методом (классификатор должностей и служащих).

Последовательный метод — в кодовом обозначении знаки на каждой ступени деления зависят от результатов разбиения на предыдущих ступенях. В результате кодовое обозначение группировки дает информацию о последовательности признаков, характеризующих эту группировку. Наиболее подходит иерархическому методу классификации.

Параллельный метод — признаки классификации кодируются независимо друг от друга определенными разрядами или группой разрядов кодового обозначения. Метод параллельного кодирования чаще всего используется при фасетной классификации, но применяется также и в иерархической классификации. При этом либо соподчиненные признаки, обладая полной однородностью, располагаются параллельно во всех звеньях иерархической цепи, либо несоподчиненные параллельные признаки искусственно устанавливаются в определенной последовательности.

34. Документ – это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электромагнитные носители и др.

Деятельность организаций* характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации (далее ОРД).

Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу.

2.

Классификация документов.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации. Классификация документов приведена в Приложении А.

Документы классифицируются по следующим признакам:

2.1

. Служебные и личные.

Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.).

Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД:

2.1.1.

организационные – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

2.1.2.

распорядительные – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;

2.1.3.

справочно-информационные – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.

2.2.

По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д.

2.3.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

2.4.

По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.

2.5.

По видам документов: типовые, примерные, трафаретные.

Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.

Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации.

Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров.

2.6.

По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка).

Подлинники – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный.

Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом.

Различают разновидности копий:

Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом.

Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

Выписка из документа – копия части документа.

2.7.

По срокам хранения документы подразделяются на три основных группы:

2.7.1 постоянного срока хранения;

2.7.2 долговременного (свыше 10 лет);

2.7.3 временного (до 10 лет).

Классификация документов производится на этапе группировки их в дела.

Дело – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом.

3.

Основные виды документов.

В управленческой деятельности организаций наиболее часто применяются следующие виды документов:

3.1.

Приказ – правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

3.2.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц.

3.3.

Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера.

3.4.

Протокол – документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

3.5.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте.

3.6.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

3.7.

Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя.

3.8.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

3.9.

План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.

3.10.

Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу.

Перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов документов приведен в Приложении Б. Требование к документам, наиболее часто встречающимся в делопроизводстве, будут изучаться в процессе изучения дисциплины.

4.

Электронные документы.

Под электронным документом понимается форма представления информации, выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе (магнитный диск, дискета, флешка). Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью должностного лица. Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу.

Открытый ключ проверки подписи – набор символов доступный для заинтересованных лиц и используемый при проверке достоверности электронной цифровой подписи.

В случае, когда создаются документ на бумажном носителе и электронный документ идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами.

Государственные органы и юридические лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты.

Переход на электронный документооборот обеспечивает значительную экономию финансовых и материальных средств, времени. В настоящее время применяется в области финансовой и статической отчетности, декларировании и других сферах.

На практике автоматизированный ввод документов осуществляется двумя способами:

- сохранение отсканированного изображения документа без возможности его дальнейшего редактирования;

- внесение документа в привычном для пользователей компьютерной техники формате, используя текстовые редакторы и другие офисные программы.

Благодаря новым технологиям, пользователи электронного документооборота получают возможность легко и быстро вносить документы на бумажных носителях в систему уже переформатированными в электронный вид. Это значительно снизит временные затраты, положительно скажется на качестве, скорости и удобстве последующей работы с текстом документов. Кроме того, можно установить прикладные компьютерные программы, позволяющие оперативно интегрировать технологии распознавания в уже существующую систему документооборота. Таким образом, появляется возможность получать электронные документы от пользователей прямо из имеющейся системы.

Автоматизация ввода документов также имеет такие возможности, как распознавание текстовой информации, выделение графических участков, редактирование нечетко распознанных сегментов, и преобразование считанного документа в формат, позволяющий осуществлять экспорт-импорт документов. Это дает возможность оперативно работать пунктам ввода, оформления и регистрации документов.

Автоматизированный ввод документов может в следующих типовых процедурах:

- регистрация посетителей в учреждениях и на предприятиях;

- оформление пропусков (разовых и постоянных) в службах охраны и безопасности различных организаций;

- прохождение паспортного контроля при пересечении границы;

- открытие банковских счетов, проведение транзакций, оформление кредитов;

- прием на учебу или работу;

- приобретение авиабилетов и регистрация в аэропортах пассажиров.

Приведенный перечень далеко не полный, поскольку отражает лишь малую часть случаев, где осуществляется контроль и регистрация документов большого потока людей. Другими словами, автоматизация ввода документов позволяет легко считывать текстовую и графическую информацию со всех, предъявляемых для проверки или регистрации документов.

Оперативно внесенные в компьютер данные значительно облегчают работу профильных специалистов, так как экономят рабочее время и увеличивают пропускную способность на объектах.

35. Технология автоматизированного получения на персональном компьютере первичных и отчетных документов средствами электронных таблиц.

В последнее время компьютерные технологии все глубже проникают во все отрасли народного хозяйства. На многих рабочих местах компьютеры уже стали незаменимыми помощниками, какими в свое время были микрокалькуляторы, пришедшие на смену счетам. В настоящее время существует огромная масса программного обеспечения, предназначенного для применения в экономической отрасли, но, к сожалению, зачастую приходится «подгонять» готовое программное обеспечение под индивидуальные особенности данного предприятия, даже если эти программы уже выдержали испытание временем. Часто экономисты, вместо того, чтобы покупать дорогостоящие программные продукты, которые позже придется адаптировать к местным условиям, сами организуют свое рабочее место.

‑­Для самостоятельной организации рабочего места экономиста существуют два направления: системы управления базами данных, которые требуют более серьезной подготовки в программировании, а также не совсем удобный инструментарий для создания пользователем своих выходных форм; и электронные таблицы, которые имеют некоторое ограничение по мощности, но более просты в работе.

Электронные таблицы предназначены для хранения некоторых табличных данных, обработки этих данных посредством формул, а также для организации более наглядного отображения числовой информации (при помощи графиков, диаграмм). Что мы называем табличными данными? Как правило, в таблице в каждом столбце мы храним информацию определенного типа, например, в столбце «фамилия» будут храниться различные фамилии в виде текста, в столбце «возраст» будет храниться число, соответствующее возрасту данного человека. В электронных таблицах, каждая ячейка может иметь один из 3-х глобальных типов (число, текст и формула). Если в ячейке хранится формула, то электронные таблицы автоматически осуществляют расчет по ним и отображают при просмотре таблицы не формулу, а результат вычислений. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, который состоит из указания столбца, обозначенного буквами латинского алфавита и номера строки, например, С8, Е64,…. Ссылка на ту или иную ячейку при составлении формул производится по адресу этой ячейки.

Электронные таблицы могут применяться на любых рабочих местах, на которых требуется производить некоторые расчеты и печатать выходные формы. Наиболее часто расчеты производятся на рабочем месте экономиста, бухгалтера.

Современные технологии обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость представления данных в виде таблиц. В языках программирования для такого представления служат двухмерные массивы. Для табличных расчетов характерны относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие объемы исходных данных. Такого рода расчеты принято относить к разряду рутинных работ, для их выполнения следует использовать компьютер. Для этих целей созданы электронные таблицы (табличные процессоры) — прикладное программное обеспечение общего назначения, ‑­

предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.

Электронная таблица (ЭТ) позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый.

При работе с табличными процессорами создаются документы, которые также называют электронными таблицами. Такие таблицы можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.

Рабочим полем табличного процессора является экран дисплея, на котором электронная таблица представляется в виде прямоугольника, разделенного на строки и столбцы. Строки нумеруются сверху вниз. Столбцы обозначаются слева направо. На экране виден не весь документ, а только часть его. Документ в полном объеме хранится в оперативной памяти, а экран можно считать окном, через которое пользователь имеет возможность просматривать таблицу. Для работы с таблицей используется табличный курсор, — выделенный прямоугольник, который можно поместить в ту или иную клетку. Минимальным элементом электронной таблицы, над которым можно выполнять те или иные операции, является такая клетка, которую чаще называют ячейкой. Каждая ячейка имеет уникальное имя (идентификатор), которое составляется из номеров столбца и строки, на пересечении которых располагается ячейка. Нумерация столбцов обычно осуществляется с помощью латинских букв (поскольку их всего 26, а столбцов значительно больше, то далее идёт такая нумерация — AA, AB, ..., AZ, BA, BB, BC, ...), а строк — с помощью десятичных чисел, начиная с единицы. Таким образом, возможны имена (или адреса) ячеек B2, C265, AD11 и т.д.

Следующий объект в таблице — диапазон ячеек. Его можно выделить из ‑­

подряд идущих ячеек в строке, столбце или прямоугольнике. При задании диапазона указывают его начальную и конечную ячейки, в прямоугольном диапазоне — ячейки левого верхнего и правого нижнего углов. Наибольший диапазон представляет вся таблица, наименьший — ячейка. Примеры диапазонов — A1:A100; B12:AZ12; B2:K40.

Если диапазон содержит числовые величины, то они могут быть просуммированы, вычислено среднее значение, найдено минимальное или максимальное значение и т.д.

Иногда электронная таблица может быть составной частью листа, листы, в свою очередь, объединяются в книгу (такая организация используется в Microsoft Excel).

Ячейки в электронных таблицах могут содержать числа (целые и действительные), символьные и строковые величины, логические величины, формулы (алгебраические, логи-ческие, содержащие условие).

В формулах при обращении к ячейкам используется два способа адресации — абсолютная и относительная адресации. При использовании относительной адресации копирование, перемещение формулы, вставка или удаление строки (столбца) с изменением местоположения формулы приводят к перестраиванию формулы относительно её нового местоположения. В силу этого сохраняется правильность расчётов при любых указанных выше действиями над ячейками с формулами. В некоторых же случаях необходимо, чтобы при изменении местоположения формулы адрес ячейки (или ячеек), используемой в формуле, не изменялся. В таких случаях используется абсолютная адресация. В приведенных выше примерах адресов ячеек и диапазонов ячеек адресация является относительной. Примеры абсолютной адресации (в Microsoft Excel): $A$10; $B$5:$D$12; $M10; K$12 (в предпоследнем примере фиксирован только столбец, а строка может изменяться, в последнем — фиксирована строка, столбец может изменяться).

Управление работой электронной таблицы осуществляется посредством меню команд. Можно выделить следующие режимы работы табличного процессора: формирование электронной таблицы;управление вычислениями;режим отображения ‑­

формул; графический режим; работа электронной таблицы как базы данных.

При работе с табличными процессорами создаются документы, которые можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере. Режим формирования электронных таблиц предполагает заполнение и редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое клеток (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру таблицы (удалить, вставить, переместить).

Режим управления вычислениями. Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном порядке, т.е. если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес еще не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор, пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено. При каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново, — выполняется автоматический пересчет. В большинстве табличных процессоров существует возможность установки ручного пересчета, т.е. таблица пересчитывается заново только при подаче специальной команды.

Режим отображения формул задает индикацию содержимого клеток на экране. Обычно этот режим выключен, и на экране отображаются значения, вычисленные на основании содержимого клеток.

Графический режим дает возможность отображать числовую информацию в графическом виде: диаграммы и графики. Это позволяет считать электронные таблицы полезным инструментом автоматизации инженерной, административной и научной деятельности.

В современных табличных процессорах, например, в Microsoft Excel, в качестве базы данных можно использовать список (набор строк таблицы, содержащий связанные данные). При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных:

столбцы списков становятся полями базы данных;

‑­

заголовки столбцов становятся именами полей базы данных;

каждая строка списка преобразуется в запись данных.

36. Внутримашинное информационное обеспечение

Внутримашинное ИО включает организацию файлов в памяти ЭВМ.

Файл представляет собой совокупность однородной жестко организованной и поименованной информации, расположенной на машинном носителе. Это могут быть файлы данных и программные файлы, постоянные и текущие (переменные) файлы, промежуточные и выходные файлы.

Применяется традиционная, локальная, пофайловая организация внутримашинного обеспечения, которая используется при небольших объемах информации, предполагает жесткую привязку файлов к отдельным несложным задачам и исключает установление связи между файлами и коллективную работу в диалоге. Основной формой организации файлов является использование баз данных (БД), использование автоматизированных банков данных (АБД) и баз знаний (БЗ).

АБД — это система специальным образом организованных данных, а также технических, программных, языковых и организационно-методических средств, предназначенных для коллективного использования пользователями при решении разных экономических задач.

Основные требования, предъявляемые к автоматизированным банкам данных:

сведение к минимуму дублирования в хранении данных;

прямой и коллективный доступ к данным;

защита данных от несанкционированного доступа;

адаптация данных к развитию информационного обеспечения;

обеспечение регламентированных и нерегламентированных запросов;

минимизация затрат на создание и хранение данных, но и на поддержание их в актуальном состоянии.

Базы данных могут организовываться на разных по мощности ЭВМ: от супер-ЭВМ до микро-ЭВМ, но принципы организации АБД одинаковы.

Различают следующие типы баз данных:

централизованные, создаваемые обычно на вычислительных центрах на ЭВМ с присоединенными к ним терминалами;

распределенные в различных узлах локальных сетей ЭВМ;

локальные, расположенные на одном компьютере.

В состав АБД входят:

База данных (БД) — специальным образом организованное хранилище данных в виде интегрированной совокупности взаимосвязанных файлов для быстрого доступа к ним.

ЭВМ.

Система управления базой данных (СУБД) — это программный продукт, обеспечивающий поддержку БД, т.е. объявление структуры БД, ввод, поиск, корректировка, удаление данных, вывод по запросу. Наибольшее распространение получили следующие СУБД: корпоративные для крупных предприятий (Oracle, Informix, SQL-Server, и другие); функциональные для комплексов задач в больших АИС: Access, dBase, Paradox, Fox PR0, Clipper и другие; локальные для отдельных задач АИС.

Языковые средства, в том числе языки программирования, языки запросов и ответов, языки описания данных.

Методические средства — это инструкции и рекомендации по созданию и функционированию БД.

Персонал, использующий АБД.

При централизованном АБД обслуживание ведет администратор БД, в обязанности которого входят защита и сохранность данных, удовлетворение информационных потребностей пользователей, внесение изменений в БД в соответствии с применяющейся предметной областью. Если БД распределенная или локальная, то сами экономисты — конечные пользователи поддерживают базу данных в актуальном состоянии.

Базы знаний (БЗ) или экспертные системы — это специальные компьютерные системы, основанные на обобщении, анализе и оценке знаний высококвалифицированных специалистов-экспертов. Базы знаний отражают конкретные предметные области.

Примерами являются существующие сегодня "Консультант+”, "Гарант”. Основными элементами информационной технологии, используемой в БЗ, являются: интерфейс пользователя, база знаний, интерпретатор, модуль создания системы, ЭВМ.

Пользователь использует интерфейс для ввода запросов и команд в экспертную систему и получает выходную информацию из нее. Выходная информация включает не только само решение, но необходимые объяснения.

Объяснения могут быть двух видов: Объяснение, выдаваемое по запросам, т.е. те объяснения, которые может получить пользователь в любой момент. Объяснение, которое пользователь получает уже при выдаче решения, т.е. каким образом получается решение, например, каким образом влияет на прибыль и издержки выбранная цена и т.д. К базе знаний относятся факты, характеризующие проблемную область, а также их логическая взаимосвязь. Центральным звеном здесь являются правила, которые даже в простейшей задаче экспертных систем могут насчитывать тысячи. Правила определяют порядок действий в конкретной ситуации при выполнении того или другого условия.

Интерпретатор производит в определенном порядке обработку знаний, находящихся в базе. Используются также и дополнительные блоки: база данных, блок расчета, блок ввода, корректировки данных. Модуль создания системы служит для создания набора правил, внесения в них изменений. Здесь могут использоваться как специальные алгоритмические языки (ЛИСП, Пролог), так и оболочки экспертных систем. Более совершенным считается использование оболочек экспертных систем, т.е. программных средств, ориентированных на решение определенной проблемы путем создания соответствующей базы знаний. Этот путь является, как правило, более быстрым и менее трудоемким.

Факторами, которые влияют на качество БЗ являются:

обучение и тренировка;

сами знания специалистов;

свод обновляющихся методов решений.

37. Базы данных, их классы, этапы создания и роль в работе пользователя.

Ба́за да́нных — представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчётов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ)

Другие определения из авторитетных монографий и стандартов:

Классификация по модели данных

Примеры:

Классификация по содержимому

Примеры:

Классификация по степени распределённости

Другие виды БД

39. Информационно-поисковые системы и их классификация. Примеры применения информационно-поисковых систем в торговле.