3. Обзор систем электронного документооборота, присутствующих на российском рынке

На отечественном рынке программного обеспечения присутствуют две группы систем автоматизации документооборота, соответствующие двум моделям делопроизводства: российской и западной.

Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы, в первую очередь, на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем — обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов в сети с использованием современных технологий, например, workflow. Системы этого направления являются своеобразными «мостиками» для постепенного перехода от бумажной к безбумажной технологии делопроизводства.

К системам автоматизации данной технологии, например, относятся программы:

Дело компании «Электронные офисные системы» — система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота — обеспечивает поддержку полного жизненного цикла от разработки и согласования проектов документов до списания их «в дело» и архивного хранения, полностью соответствует российским и международным стандартам делопроизводства.

Евфрат компании «Cognitive Technologies» — создание архива документов. Построен в парадигме «рабочего стола» с папками. Документы раскладываются по папкам, которые могут иметь любую степень вложенности. Собственного хранилища файлов «Евфрат» не имеет — система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используются СУБД собственной разработки. К сожалению, ЕВФРАТ не дает возможности отслеживать получение и возврат документов и хранение версий, что может усложнить коллективную работу с документом.

К самостоятельным платформам автоматизации документооборота относятся Optima-WorkFlow компании «Оптима», LanDocs компании «Ланит», DocsVision компании «Digital Design», которые ориентированы на работу в инфраструктуре, базирующейся на продуктах компании Microsoft (ориентированы на интеграцию с Microsoft SQL Server и Microsoft Exchange), предназначены для создания различных приложений на их базе и содержат определенные инструменты наст-ройки.

Optima Workflow — это больше, чем workflow-продукт. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Имеется возможность отслеживания критических путей и представление комплекса взаимоувязанных работ в виде диаграмм Ганта. Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений.

LanDocs — ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Система не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов.

Программные системы западного направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопре­деляет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

К системам данного направления относятся:

Microsoft Exchange компании IBM — система электронной почты и группового планирования. Самым популярным приложением является Microsoft Outlook, или просто Outlook, предназначенный для управления документами в электронной форме. Outlook является диспетчером данных и программой связи системы Microsoft Office System. В Outlook обеспечивается единый центр управления электронной почтой, календарями, контактами и другими личными сведениями и данными группы.

С помощью Outlook можно выполнять следующие виды работ:

• Отправлять и принимать электронные сообщения, используя при этом факсимильную связь, Internet или другую систему электронной почты. С помощью Outlook можно провести голосование среди получателей сообщения.

• Вести список неотложных дел, создавать расписания и отслеживать выполнение планов, а также вести дневник. Имеется возможность спланировать собрание с другими лицами, которые также используют Outlook, постановки задач сотрудникам.

• Заносить в электронный блокнот различную информацию: вопросы, ценные мысли, напоминания и многое другое.

• Использовать Outlook вместо проводника Windows для работы с файлами, которые можно искать, просматривать, печатать и открывать для редактирования, не выходя из Outlook.

• Вести деловую и личную адресную книгу с различными вариантами сортировки и просмотра информации.

• Автоматически архивировать введенную ранее информацию.

• Организовать совместную работу над любым проектом. Outlook коллективное использование данных в рамках группы при помощи электронной почты, планирование работы группы, ведение общих папок.

Программа Outlook является удобным средством для организации любого вида деятельности, которая может существенно повысить эффективность работы. Относится к классу программ групповой работы с документами (с использованием сервера Microsoft Exchange Server).

Lotus Notes — это среда с архитектурой клиент-сервер, предназначенная для разработки и совместного использования приложений коллективной работы. В Lotus Notes входят три основные составляющие:

• средства маршрутизации и обработки документов;

• средства обеспечения защиты / управления документами;

• распределенная база данных (документов).

Lotus Notes интегрирован с системой электронной почты Notes Mail, позволяющей отправлять корреспонденцию другим пользователям или группам. Являясь великолепным почтовым клиентом, Notes позволяет эффективно и аккуратно управлять электронной почтой, составлять расписание деловых контактов, напоминать о незаконченных делах.

На основе платформы Lotus Notes разработаны:

• Система Company Media (компания Интертраст) содержит широкий набор сервисов, поддерживающих делопроизводство, коллективное создание документов, контроль исполнения, управление договорами, управление проектами и др. Система может применяться и как база для автоматизации делопроизводства, и как средство поддержки работы сотрудников организации в целом.

• БОСС-Референт компании Аплан (ранее АйТи) относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний.

Основное применение — создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление, согласование документов.

• Система Company Media компании Интертраст содержит широкий набор сервисов, поддерживающих делопроизводство, коллективное создание документов, контроль исполнения, управление договорами, управление проектами и др. Может применяться и как база для автоматизации делопроизводства, и как средство поддержки работы сотрудников организации в целом.

К продуктам, реализующим набор приложений на базе системы Lotus Notes  относятся также Office Media, Эскадо и пр.

Documentum компании Documentum — мощный архив документов, с возможностью разработки учетных объектов, со средствами управления жизненным циклом и автоматизации процессов обработки документов.

Платформа предназначена для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами, организации корпоративного делопроизводства.

StaffWare компании StaffWare — комплексная система автоматизации документооборота, которая базируется на функциях управления бизнес-процессами.

В табл. 2 приведены сравнительные характеристики платформ автоматизации документооборота.

Таблица 2