4. Методика проектування облікової інформаційної системи.

Система обліку може бути більш зрозумілою, якщо її описати в поняттях системних знань - ідей, концепцій, цінностей та інших еле­ментів за допомогою яких можна відобразити оточуючий світ. Для практичної реалізації ідей обліку можна спроектувати відповідну інтелектуальну систему.

Проектування означає розробку такої системи, що відображає у знаковій (символьній) формі об'єкти обліку, відтворює явища і процеси господарської та фінансової діяльності, які пов'язані з фізичним світом та перетворенням ресурсів у готовий продукт, з метою отримання інформації про них. Облік перетворює світ реальності в абстрактну модель діяльності підприємства.

Розробка інформаційної системи підприємства пов'язана з прийняттям рішень, які доводиться виробляти розробнику щодо таких елементів, як:

• структуризація системи;

• принципи реалізації функцій;

• принципи процесів управління;

• інформаційне забезпечення управління;

• способи, методи, процедури збору даних;

• методи обробки даних;

• запити управлінців на інформацію.

Такі рішення приймають на початковій стадії розробки системи. Інформаційна система спрямовується на підвищення ефективності виробничо-господарської діяльності підприємства, до підвищення техніко-економічних, соціальних чи інших результатів (зниження собівартості, чисельності управлінського персоналу, підвищення якості продукції, підвищення якості управління та ін.).

Процес проектування систем ускладнюється через те, що багато функцій і процесів не мають формалізованого опису та інструкцій для їх точного виконання, а тому до вивчення об'єкта доціль­но залучити інших працівників, що дозволить виявити особливості засто­сування тих чи інших методик в конкретних умовах, а також вимоги цих користувачів. Від того, наскільки детально та точно будуть визначені функціональні схеми об'єкта, організаційної структури, інформаційні пото­ки та їх об'ємно-часові характеристики, методики реалізації окремих проце­сів і їх взаємозв'язків, залежатиме процес створення інформаційної системи.

У процесі підготовки обстеження треба ознайомитися з вхідними матеріалами та документацією для створення інформаційної системи, визначити цілі обстеження, план обстеження, організувати робочі групи, вибирати чи розробити інструктивно-методичні матеріали для проведення обстеження.

Роботу з підготовки проекту системи обліку треба починати із загальних вимог:

1. Підготовка і затвердження керівництвом рішення про розробку проекту. Визначити склад групи проведення аналізу.

1. Визначити функціональні сфери організації (підприємства).

3. Скласти структурну схему організації "підрозділи — функціональні сфери".

3. Оцінити обсяг аналізу і підготувати графік аналізу.

4. Розробити приклади функцій, дій та об'єктів.

3. Зв'язатися з керівниками функціональних служб, вибрати аналі­тиків серед користувачів.

3. Навчити аналітиків, користувачів.

Вивчення інформаційної системи об'єкта передбачає:

• вивчення процесів формування показників і документів, а також маршрутів їх руху документообороту);

• одержання детальних відомостей про склад і зміст інформаційних потоків за джерелами виникнення, періодичністю, напрямком руху, частотою періодів даних, місткістю окремих повідомлень, об'ємом і щільністю, ступенем взаємозв'язку і постійністю інформації, за видами носіїв тощо;

• виявлення інформаційних зв'язків між економічними об'єктами;

• з'ясування методів і прийомів обробки інформації, алгоритмів розрахунків; визначення обсягів і трудомісткості обробки економічної інформації;

• виявлення потреби в інформації різних підрозділів, а також ступінь задоволення цієї потреби на момент обстеження.

Розробка системи обліку пов'язується з вибором одного з альтерна­тивних варіантів концепції інформаційної системи, що означає прив'язку певного варіанту до конкретних умов діяльності підприємства та вимог користувачів, для чого потрібно виконати таку роботу:

1. Розробити альтернативні варіанти концепції інформаційної системи. Оцінити необхідні ресурси з реалізації та забезпечення функці­онування системи обліку.

Порівняння вимог користувачів та характеристик запропонованих систем і вибір оптимального варіанта.

2. Оцінити якість та умови приймання системи;

3. Оцінити ефективність системи обліку.

Розробка системи обліку починається із з'ясування вимог до неї, що вказується у технічному завданні. Проект технічного завдання складається з послідовно виконуваних робіт:

• розробки проекту, який враховує вимоги замовника щодо функціону­вання інформаційної системи (формулюється мета системи, опис функціональної структури, функції системи та вимоги до її якісних та кількісних параметрів, вимоги до алгоритмізації задач, перелік задач);

• визначення складу етапів та розробки проекту системи обліку із зазначенням строків їх початку і закінчення;

• погодження проекту із замовником та внесення коригувань на основі протоколу розбіжностей, який складають розробник разом із засновником;

• затвердження технічного завдання на інформаційну систему після стадії погодження.

На першій стадії визначають вимоги до інформаційної системи на основі державного стандарту України 3008-95, яким передбачено такі розділи:

1. Характеристика об'єкта та результати його функціонування.

2. Опис діючої інформаційної системи.

3. Опис недоліків діючої інформаційної системи.

4. Обґрунтування необхідності вдосконалення діючої інформаційної системи.

5. Цілі, критерії та обмеження створення інформаційної системи.

6. Функції та задачі створюваної інформаційної системи.

7. Передбачувані техніко-економічні результати створення системи.

8. Висновки і пропозиції.

У першому розділі описують тенденції розвитку, вимоги до обсягу, номенклатури та якості результатів функціонування, а також взаємодії об'єкта із зовнішнім середовищем. Фактичні показники функціонування порівнюють з існуючими показниками, а на їх основі визначають тенденції.

У другому розділі наводиться опис характеристик системи, які роз­кривають взаємодію її компонентів у процесі функціонування.

Третій розділ відображає результати діагностичного аналізу, в процесі якого оцінюють якість функціонування й організаційно-технологічний рівень системи, виявляють недоліки в організації та технології функціону­вання інформаційних процесів і визначають ступінь їх впливу на якість функціонування системи.

У четвертому розділі аналізують відповідність показників функціону­вання об'єкта висунутим вимогам, визначають ступінь відповідності прогно­зованих показників потрібним і необхідність удосконалення інформацій­ної системи шляхом її автоматизації.

У п'ятому розділі визначають виробничо-господарські, науково-технічні та економічні цілі й критерії створення інформаційної системи, а також обмеження при створенні інформаційної системи.

У шостому розділі вказують перелік функцій, що автоматизуються, і "комплекси задач із зазначенням послідовності їх впровадження; вимоги до характеристик реалізації функцій і задач відповідно до діючих норма­тивно-технічних документів, а також додаткові вимоги до інформаційної системи в цілому та її частин, що враховують специфіку створюваної інформаційної системи обліку.

У сьомому розділі наводять перелік основних джерел економічної ефективності, одержаних внаслідок створення інформаційної системи (в тому числі, економія виробничих ресурсів, поліпшення якості продукції, підвищення продуктивності праці та ін.), й оцінку змін основних техніко-економічних показників виробничо-господарської діяльності об'єкта (на­приклад, номенклатура та обсяги виробництва, собівартість продукції,: рентабельність, рівень соціального розвитку); оцінка очікуваних витрат, і пов'язаних із створенням і експлуатацією інформаційної системи, очікувану узагальнені показники економічної ефективності інформаційної системи.]

Восьмий розділ містить такі підрозділи:

1. Висновки про виробничо-господарську необхідність і техніко-економічну доцільність створення інформаційної системи, де наводять такі дані, як порівняння очікуваних результатів створення інформаційне системи із заданими цілями й критеріями створення інформаційної системи (за цільовими показниками і нормативними вимогами вирішення питання про створення інформаційної системи (позитивне чи негативне).

2. Пропозиції щодо вдосконалення організації та технології процес} діяльності об'єкта (вдосконалення виробничо-господарської діяльності, а також організаційної і функціональної структур системи методів діяльності, видів забезпечення інформаційної системи).

3. Рекомендації щодо створення інформаційної системи (види створюваних інформаційних систем, їх сумісності з іншими інформаційно системами і частиною відповідної системи, яка не автоматизується організаційна і функціональна структура інформаційної систему склад й характеристики компонентів і видів забезпечення інформаційної системи; організація використання засобів обчислювальне техніки — наявних і тих, які будуть придбані; раціональна організація розробки і впровадження інформаційної системи; види фінансування та матеріального забезпечення розробки інформаційної системи; забезпечення виробничих умов створення інформаційно системи; інші рекомендації щодо створення інформаційної системи).

Важливою проблемою підприємства є удосконалення раціональ­ного потоку інформації, який би задовольняв таким принципам:

• виявлення інформаційних потреб з боку системи управління та повне їх задоволення;

• відповідність способів отримання інформації індивідуальним запи­там споживачів;

• відображення у системі інформації реальних процесів виробництва, обігу, розподілу і споживання, використання всіх видів ресурсів;

• усунення дублювання даних первинної документації:

• швидкість обробки і подання інформації для управління.

Особливе значення мас принцип виявлення потреб в інформації.

Перший підхід полягає в тому, що на підприємстві створюється спеціальна комісія з проблеми визначення потреб в ін­формації, яка методом опитування (анкетування) управлінців отримує відповіді на питання про їх функціональні обов'язки. Довідки пода­ються у письмовому вигляді, в яких наведено 4-5 видів основних обо­в'язків кожного з опитуваних та 4-5 конкретних видів інформації, не­обхідних для виконання кожної з функцій. Недоліком такої методо­логії є суб'єктивізм в оцінці обов'язків самими управлінцями, а також труднощі з відповідями на питання недосвідченими особами.

Другий підхід полягає в тому, що управлінці повинні описати про­цес ухвалення рішень, а проектувальник інформаційної системи -сформулювати на основі такого опису обов'язки управлінця та обсяг необхідної інформації для нього. Недоліком такого підходу є склад­ність опису процесу прийняття рішень менеджерами внаслідок різного сприйняття, кругозору, кваліфікації, компетенції, рівня освіти, досвіду роботи та інших обставин. Указані два види можуть використовува­тись на малих та середніх підприємствах.

Третій підхід розроблений нами передбачає комплексність до­слідження, що складається з окремих етапів:

• визначення переліку всіх функцій управління на підприємстві сила­ми залучених фахівців;

• визначення відділів, служб чи структурних підрозділів, які здійс­нюють відповідні функції;

• розробка органіграм управління та процесу реалізації;

• дослідження функцій за рівнем управління та адресами користу­вачів інформації;

• розробка матриць управління.

Потреби в інформації досліджуються у спеціальних таблицях-матрицях