4.Практическое применение новых технологий в некоторых компаниях

Достижения в области цифровых технологий оказывают огромное влияние на деятельность компаний, на работу персонала, а также на взаимодействие с поставщиками и заказчиками. Ниже перечислены некоторые аспекты этого влияния.

Электронная почта, факсимильная передача сообщений, сетевые технологии – все эти возможности позволяют сформировать для выполнения того или иного задания рабочую группу, члены которой могут быть рассредоточены по всему миру.

Наверное, сейчас невозможно найти человека, который не был бы непосредственно знаком с конкретными случаями практического применения средств автоматизации и компьютерной техники. Автоматы по продаже пищевых продуктов и напитков, банковские автоматы, автоматы для оформления страховок в пунктах проката автомобилей, автоматическая мойка автомобилей – все эти случаи попадают в данную категорию. Еще один хорошо знакомый пример – это частичная автоматизация операций, выполняемых служащими предприятий сферы обслуживания. Продавец гастронома или любого другого магазина может просканировать штрихкод на ярлыке того или иного товара для того, чтобы быстро и точно ввести в базу данных компьютера информацию об изделии, которое приобретает покупатель. Штрихкоды играют особа важную роль, когда задача продавца состоит в многократное повторении одной и той же операции по идентификации различных единиц продукции, расположенных, возможно, в самых разных местах. Международный Красный Крест использует штрихкоды для учета запасов донорской крови.

Среди других средств автоматизации сбора данных можно назвать такие устройства, как оптический считыватель символов, устройство для считывания информации с кредитных карт, а также система распознавания речи, которая находится в процессе разработки и пока способна распознавать только ограниченное количество голосов и имеют ограниченный словарь. В настоящее время разрабатываются также системы «компьютерного зрения», предназначенные для распознавания компьютером различных объектов посредством непосредственного наблюдения, а не посредством считывания информации с закодированной метки.

Все упомянутые выше средства сбора информации могут найти свое применение как в сфере обслуживания, так и на промышленных предприятиях, а также в административно-управленческих структурах. В центрах распределения и в складских помещениях других типов, оборудованных системами автоматизированного выполнения погрузочно-разгрузочных операций, для идентификации различных единиц продукции широко применяется система маркирования товаров штрихкодами. Представители компании Avon сообщают о двукратном увеличении количества выполняемых заказов в распределительном центре компании, расположенном в Пасадене, штат Калифорния (Pasadena, California), после внедрения системы сканирования штрихкодов, предназначенной для оптимизации процесса передвижения потока отгружаемых коробок с продукцией. В Почтовой службе Соединенных Штатов для ускорения сортировки корреспонденции по различным местам доставки почты используется система сканирования почтовых индексов.

Достижения технического прогресса используются также для совершенствования процесса предоставления услуг. Например, с помощью лазера, установленного на искусственном спутнике, можно получить профили воздушных потоков, температуры и влажности воздуха на разных высотах над уровнем моря. С помощью радиолокационной станции, использующей эффект Доплера, можно на расстоянии измерить скорость ветра. Инфракрасные изображения, полученные со спутника, помогают отслеживать путь передвижения ураганов. Все эти средства позволяют Национальной метеорологической службе США составлять более точные прогнозы.

Поскольку большинство услуг, предоставляемых сервисными компаниями, связаны с осуществлением умственной работы, для выполнения по крайней мере части этой работы используются компьютеры. Применение возможностей вычислительной техники в плане передачи и поиска данных позволило достичь выдающихся успехов в организации систем резервирования билетов на авиарейсы. Микрокомпьютеры, мини-компьютеры и мейнфреймы задействованы в процессе предоставления самых разнообразных услуг во многих компаниях сферы услуг, начиная от бухгалтерских фирм и фирм, занимающихся проектированием зданий, и заканчивая компаниями, предоставляющими консультации по размещению производства и даже зоопарков. Автомобильные мастерские используют средства компьютерной диагностики работы двигателей, компьютеризованные системы балансировки колес, а также ведут учет запасных частей с использованием компьютеров. На коммунальных предприятиях компьютеры используются для переключения телефонных линий в тот момент, когда происходит набор номера; компьютеры помогают управлять работой электростанций, а также подсчитывать сумму счетов потребителей к оплате. Компьютеры можно найти повсюду, даже на спутниках, пролетающих у нас над головами!

В данной главе рассматриваются только некоторые из случаев практического применения вычислительной техники и информационных технологий.

Автоматизация административно-управленческой деятельности

Автоматизация административно-управленческой деятельности (кратко – автоматизация офисных работ) – это такой аспект автоматизации, который затрагивает как сервисные, так и промышленные предприятия. Работа с документами составляет основную часть рабочего процесса во многих компаниях сферы услуг и достаточно часто является конечным продуктом этих компаний. Технология автоматизация офисных работ на промышленных предприятиях прежде всего затрагивает труд работников на этапе выполнения вспомогательных функций. В любом случае, классические процедуры офисной автоматизации разрабатываются для того, чтобы облегчить труд членов персонала при выполнении часто повторяющихся физических операций.

Автоматизация офисных работ может найти практическое применение на всех уровнях административно-управленческого аппарата компании. Например, во многих отделах текстовый процессор может использоваться может использоваться для самых разных целей. Секретарь использует его для того, чтобы составить письмо, инженер по контролю качества может создать файл с перечислением причин появления брака, а CEO имеет возможность разработать план развитии фирмы на 10-летний период. Применение текстового процессора особенно эффективно, если с его помощью можно получить доступ к базе данных и посредством специальной программы осуществить поиск необходимой информации.

Точно так же, как производственный процесс объединяет разрозненные единицы оборудования в систему для перемещения обрабатываемых изделий, оборудование, которое облегчает интеллектуальный труд, тоже можно объединить в сеть, что позволяет повысить эффективность взаимодействия офисных служащих и обмена данными между ними. Новые информационные технологии позволяют передавать данные практически мгновенно по сравнению с созданием твердой копии документа и пересылкой средствами обычной почты с последующим вводом полученной информации в компьютер адресата для дальнейшей обработки. Объединение компьютеров в сети – это особенно важный участок автоматизации административно-управленческих работ, поскольку передача разнообразной информации по сети позволяет обеспечить оптимальную координацию действий различных отделов и подразделений компании, а также максимальную оперативность работы. Для того, чтобы машины могли «общаться» друг с другом, необходимо обеспечить определенный уровень стандартизации оборудования и способов передачи сигналов. Протокол TOP (technical and office protocol, технический и офисный протокол) является стандартом, разработанным для обслуживания процесса обмена данными между различными офисами и в рамках отдельных офисов. Компьютеры, объединенные в сеть, могут обмениваться информацией в случае, если оборудование разработано и изготовлено в соответствии с требованиями единого стандарта.

Электронный обмен данными

В современных условиях для успешного ведения бизнеса компании интенсивно используют преимущества электронного обмена данными (electronic data interchange – EDI). Суть электронного обмена данными состоит в использовании стандартных форматов и совместимого оборудования, что позволяет осуществлять передачу данных и сообщений между компьютерами, расположенными в двух разных компаниях. С помощью компьютера, обслуживающего работу крупного магазина розничной торговли, можно проанализировать информацию о товарных запасах и на основании полученных данных определить, запас каких товаров находится ниже точки дозаказа. Признаком того, запасы какой продукции необходимо пополнить, служит покупательский спрос на тот или иной товар. Помимо всего прочего, с помощью компьютера можно подготовить заказы на поставку, классифицировать их по типу продукции и хранить в электронном виде в память компьютера или в базе данных, в специальных «почтовых ящиках», обозначенных какими-либо именами. По каналу передачи данных с компьютера компании-поставщика можно регулярно проверять наличие почты в этих ящиках. Обнаружив заказ на поставку, компьютер поставщика вводит его в свою систему обработки заказов, составляет список товаров, которые необходимо получить со склада, и готовит сопроводительный документ для отгрузки товара в адрес заказчика. Такая методика позволяет выполнять заказы намного быстрее, чем традиционным способом, а также сократить затраты на ввод и обработку данных. Впоследствии компьютер поставщика может отправить в адрес компьютера заказчика сообщение о том, какие товары были отгружены в соответствии с его заказом. Заказчик (в данном случае – это розничный магазин) знает, какие товары находятся в пути, и может заблаговременно подготовить ценники. Безусловно, как и в случае передачи данных в рамках одной компании, такое применение EDI требует определенного уровня стандартизации форматов передаваемых данных и протоколов, поддерживающих сам процесс передачи информации.