4.2 Источники поступления, сохранность, приемка грузов, отпуск материалов со складов

Первичные документы по поступлению и расходу материальных запасов являются основой организации материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов  тщательно оформляться, обязательно содержат подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложены на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и МБП, соответственного производства.

Для выполнения производственной программы предприятия определяют потребность в материальных ресурсах и приобретают или производят их.

Поступление материальных ценностей от поставщиков производятся на основании заключенных между покупателями и поставщиками хозяйственных договоров купли-продажи. В договорах в обязательном порядке оговаривается: виды поставляемых ТМЦ, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели ТМЦ, сроки исполнения договора, порядок расчетов. Сделки купли-продажи товаров всегда сопровождается их транспортировкой. Поэтому транспортные расходы – одна из обязательных статей затрат любой организации, часто составляющая значительную долю в объеме затрат.

Движение ТМЦ, являющееся результатом заключенного договора, оформляется специальными товаросопроводительными документами. Перемещение ТМЦ без таких документов возможно только для физических лиц и полностью исключено для юридических.

Товарораспределительные документы можно разделить на три группы: документы продавца, документы транспортных организаций, документы экспедиторов. Все три группы документов условно можно объединить общим понятием «накладная», содержание и форма, которой меняется в зависимости от способа перемещения ТМЦ.

1) Накладная является как приходным, так и расходным документом. На основании накладной производят оприходование поступающих материальных ценностей или списание отпускных ТМЦ. Имеются общие требования, которые определяют юридическую законность и достоверность указанных документов. Накладная должна быть оформлена без помарок и исправлений и содержать следующие данные: номер и дату выписки, наименование продавца и покупателя, номер прилагаемой доверенности, основание – номер и дата договора или счета или акта, наименование товорно-материальных ценностей, количество, цена единицы, итоговая сумма, сумма НДС, сумма акциза, сумма налога на ГСМ, общая сумма отступных ТМЦ, подписи ответственных лиц с расшифровкой, оттиск кругло печати продавца. Отпускание или замена перечисленных реквизитов в накладной исключает ее использование бухгалтером в качестве оправдательного документа совершенных операций и записей в учетных регистрах бухучета. В накладной выделяется отдельной строкой расходы по хранению, доставке и другие услуги. В этом случае можно НДС начислять на общую сумму. Количество выписываемых экземпляров накладной обычно составляет не менее четырех и зависит от условий доставки товара от продавца покупателю. В практике накладная воспринимается как оправдательный документ продавца.

2)Документом экспедитора является авансовый отчет с приложением накладной или ТТН.

Принятие кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения. При отсутствии расхождения между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера.

В тех случаях когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемки материалов, которая служит для предъявления претензий поставщику.

Экспедитор все документы по доставленным на склад товарно – материальным ценностям с отметкой кладовщика в их приемке сдает в свою бухгалтерию для списания с него выданной ранее доверенности. Для отчета за полученные наличные средства экспедитор составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих как факт приобретения ТМЦ (чеки, счет-фактура и другие), так и факт сдачи их на склад (приемная фактура и приходный ордер. Материальные ценности поступают на склады и хранятся под наблюдением материально-ответственных лиц с которыми заключают договор о материальной ответственности.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства и другие оформляют одну или многострочными требованиями – накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах:    первый является основанием для списания материалов с цеха сдатчика,     второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа.

Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей , полученных от разборки и демонтаже зданий и сооружений.

Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли у других организаций и кооперативов на колхозном рынке или у населения за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт, составляемый подотчетным лицом, в котором он изличает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены, а также данных паспорта продавца товаров. Акт предлагают к авансовому отчету подотчетного лица.

Материалы отпускают со склада организации на производственные потребления, хозяйственные нужды, на сторону , для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления БУ КПП «КЖИ» осуществляет соответствующие организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, являются их нормирование и отпуск установленных лимитов.

Все службы предприятия имеют список должностных лиц, которым представлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия. Отпускаемые  материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Расход материалов, отпускаемых в производстве и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами. Их выписывает плановый отдел в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц.

Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой – складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха – получателя. Представители цеха расписываются в получении материалов в карте, находящейся на складе.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверх лимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной на замену. При замене в лимитно-заборной карте заменяемого материала делают запись «замена, смотри требования №00» и уменьшают остаток лимита.