Построение информационной системы для производственного предприятия

курсовая работа

4 Описание структуры вычислительной сети

Проектируемая сеть разбивается на три подсети. В первой подсети будет находиться администрация, во второй - производственный отдел и отдел продаж, а в третьей - сервера, только proxy-сервер и сервер PayDox будут еще иметь доступ к двум другим подсетям.

Рисунок 5 - Логическая структура сети

Это делается с целью ограничения трафика между отделами [1].

Одной из основных задач курсовой работы была проектирование информационной системы для автоматизации организационно - распорядительного документооборота производственного предприятия. То есть внедрение электронного документооборота или СЭД. Есть несколько видов подобного рода систем с более или менее широким набором функций. Например, некоторые системы, помимо распорядительной и финансовой документации, управляют еще и производственными мощностями и ресурсами, а также учитывают взаимодействие с клиентами. Но для предприятий малого и среднего бизнеса, коим является рассматриваемое в курсовой работе, оптимальным по цене-качеству является СЭД, контролирующая финансовую и организационно-распорядительную документацию.

В своей работе я становила выбора на системе электронного документооборота PayDox. И вот почему.

Система PayDox Электронный Документооборот не требует установки на компьютер пользователя вообще никакого нового программного обеспечения - это привычные для всех пользователей MS Internet Explorer, MS Word, MS Excel, MS Outlook Express. Обучение PayDox у пользователей происходит существенно быстрее, система выглядит гораздо проще в пользовательском интерфейсе. Пользователям обычно хватает часа, чтобы научиться работать с системой в рамках необходимой функциональности и, как правило, пользователям нравится работать с системой.

Система PayDox Электронный Документооборот устанавливается только на центральный сервер системы - установки и последующего обслуживания системы на компьютерах пользователей не требуется. Внесение изменений в настройки системы и установка новых версий системы делаются только на сервере, после чего эти изменения становятся доступны на всех компьютерах пользователей. Соответственно, затраты на обслуживание системы минимальны и почти не зависят от количества подключенных к системе компьютеров. Поэтому, с учетом относительно невысокой цены приобретения системы, ожидаемый возврат инвестиций (Return On Investment, ROI) в приобретение системы возможен максимально быстро.

Система PayDox Электронный Документооборот не только может обеспечить совместимость с уже имеющимися на предприятии системами и программами, но может использоваться как средство интеграции как уже существующих на предприятии систем и программ, так и приобретаемых или разрабатываемых в будущем. Такая интеграция может быть обеспечена как на уровне центральной SQL - совместимой базы данных, так и на уровне межпрограммного обмена в режиме реального времени либо файлового обмена. Открытая архитектура PayDox позволяет встраивать в систему любые дополнительные функции. Возможность выгружать и загружать описания документов и бизнес-процессов в XML-формате позволяет осуществлять обмен информацией как между несколькими инсталляциями PayDox, так и между PayDox и другими системами электронного документооборота и используемыми на предприятии приложениями.

Данные, содержащиеся в базах данных других корпоративных приложений, можно подключать к документам PayDox для безопасного санкционированного использования пользователями, которым разрешен к ним доступ.

Система PayDox Электронный Документооборот изначально была спроектирована для решения важной задачи работы с удаленными офисами и предприятиями. Для организации единого информационного пространства предприятия с использованием PayDox можно использовать любые физические каналы связи - обычный телефон, выделенные линии связи, VPN, Интернет. Функциональность системы позволяет организовывать сбор периодической отчетности от удаленных подразделений - ежедневной, еженедельной, ежемесячной, ежеквартальной. Руководитель, уезжая в командировку, может быть в курсе всей текущей деятельности своего подразделения, подключаясь к системе с переносного компьютера.

В системе PayDox Электронный Документооборот имеется подсистема PayDox «Сообщения» для групповой работы сотрудников в режиме реального времени. Подсистема PayDox «Сообщения» позволяет в режиме реального времени наблюдать за всеми происходящими в системе электронного документооборота предприятия событиями - подготовкой документов, согласованием, утверждением документов, обсуждением хода работ и т.п. Любая новая информация по документу - факт визирования или утверждения документа, поступление платежа, замечание или вопрос по документу, загрузка новой версии документа и т.п. - сразу появляется на экранах пользователей, имеющих право просмотра данного документа. С помощью подсистемы PayDox «Сообщения» можно организовывать дискуссионные группы между различными группами пользователей, в режиме реального времени обсуждать ход проектов или бизнес-процессов, и эти обсуждения будут сохранены вместе с карточкой документа и доступны только пользователям, имеющих право просмотра данного документа. Состав дискуссионной группы по документу или проекту формируется автоматически только из пользователей, которым разрешен доступ к данному документу.

В PayDox имеется возможность хранить историю документов в популярном формате блогов (веблогов). В карточке каждого документа можно создавать комментарии в виде блог-комментария, позволяющего представить всю историю создания, согласования, изменения и исполнения документа, весь жизненный цикл документа в системе электронного документооборота предприятия в виде хронологической последовательности наглядных записей. Для каждого такого блог-комментария к документу можно создавать ответные комментарии, что позволяет сохранить в истории документа всю переписку и дискуссии пользователей по данному документу. Доступ к записям истории документа получают только пользователи, авторизованные для данного документа в системе электронного документооборота предприятия. Записи блогов различных документов доступны также в on-line мониторе PayDox Monitor, который позволяет в режиме реального времени наблюдать за всеми событиями в системе электронного документооборота предприятия - подготовкой документов, согласованием, утверждением документов, обсуждением хода работ и т.п. - любой блог-комментарий сразу появляется на экранах пользователей, имеющих право просмотра данного документа. Удобный формат представления текстовой информации, ссылок, переписки сотрудников, информации о контактах в виде блога помогает в простой и наглядной форме фиксировать всю историю документа в системе электронного документооборота.

Система PayDox Электронный Документооборот позволяет осуществлять подготовку и контроль исполнения платежных документов, вести платежный статус документов, как для исходящих, так и для входящих платежей.

Исполнители, ответственные за подготовку и исполнение платежных документов, получают автоматические уведомления по e-mail об изменении состояния платежного статуса документов.

Руководители, принимающие решение об осуществлении платежей, указания о проведении платежей по документам выдают непосредственно из системы электронного документооборота.

Система PayDox Электронный Документооборот использует средства защиты данных, применяемые как стандартные для обеспечения безопасности финансовых транзакций. Для хранения документов в PayDox используется центральная база данных, что предотвращает распространение документов по компьютерам пользователей. Документы в PayDox не перемещаются между компьютерами пользователей, а лежат в центральной базе данных системы, а пользователи получают e-mail уведомления со ссылками на необходимые документы. Документы внутреннего управленческого документооборота доступны только авторизованным пользователям, имеющим на это право. Вся работа пользователей с документами протоколируется в системном журнале. Доступ пользователей к документам полностью регламентируется.

Поэтому систему PayDox Электронный Документооборот можно использовать как через закрытую от доступа извне локальную сеть компании, так и через Интернет для организации единой корпоративной системы электронного документооборота между территориально удаленными подразделениями компании [4].

Архитектура системы PayDox Электронный Документооборот изначально спроектирована так, что система является масштабируемой. Стандартная инсталляция системы на одном недорогом сервере способна обслуживать от единиц до сотен пользователей. При возникновении необходимости повысить мощность и быстродействие системы нужно просто установить более мощный сервер (опять же вполне в рамках разумного), либо установить сервер приложений и сервер базы данных системы электронного документооборота на два отдельных сервера. Что отображено в структуре проектируемой сети [4].

Делись добром ;)