Введение

Как показывает практика, на сегодняшний день существует огромное количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих немалое число филиалов, где документационное обеспечение уп­равления совершенно не развито или используется в луч­шем случае только наполовину.

Между тем, работа с документацией была и остаётся одним из главных бизнес-процессов на любом предприятии и в любом офисе. И орга­низация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых ре­шений. Как повысить эффективность работы с документами? Как уско­рить и поставить на контроль процессы выполнения поручений по до­кументам, процедуры согласования документов, процессы информиро­вания и ознакомления сотрудников с документами? Как выстроить еди­ное информационное пространство для организаций, имеющих филиа­лы, дочерние предприятия, представительства

Совершенно очевидно, что в век новейших информационных техноло­гий традиционная схема управления документооборотом уже не справля­ется с теми объемами работы, которые существуют в данное время.

В любой, даже самой дис­циплинированной, организации при ведении классического бу­мажного делопроизводства, как правило, через некоторое вре­мя начинают возникать пробле­мы. В качестве примера можно привести всем известные и оче­видные ситуации: потеря посту­пивших документов, неотправ­ленные по забывчивости либо дублирующие друг друга отп­равленные документы, отсут­ствие на договоре, подписан­ным руководителем и привед­шего к значительным убыткам, виз ответственного исполните­ля, согласующих лиц и т.д. Все это приводит к путанице и не­разберихе, как следствие - к невозможности решения управ­ленческих задач.

Существенный путь решения - автоматизация делопроизво­дства и документооборота ком­пании путем внедрения полно­ценной информационной систе­мы документационного обеспе­чения управления.

Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для авто­матизации работы с документами неуклонно растет. Использование сети Internet позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и сни­жают вероятность всевозможных ошибок.